Der Ablauf, um den es geht
Ein Gast hat über ein Buchungsportal reserviert, kommt am Abend an und legt an der Rezeption seine Karte vor. Die Rezeption reserviert darauf einen Betrag, der die erwarteten Kosten abdeckt. Am nächsten Morgen frühstückt der Gast, mittags nutzt er den Spa, abends isst er im Hotelrestaurant und lässt anschreiben. Beim Auschecken steht der endgültige Betrag fest, und erst dann wird tatsächlich abgerechnet.
Dieser Ablauf hat drei technische Voraussetzungen, die ein normales Ladenterminal nicht mitbringt: eine Reservierung auf der Karte, die Möglichkeit, diese Reservierung später auf einen abweichenden Betrag abzurechnen, und eine Verbindung zum Hotelprogramm, in dem die Zimmerrechnung geführt wird. Fehlt eine davon, entstehen genau die Probleme, über die sich Rezeptionen beschweren: doppelte Buchungen, festhängende Beträge, unzufriedene Gäste an der Kasse.
Bemerkenswert ist, dass ausgerechnet dieses Kernthema auf den Branchenseiten der meisten Anbieter überhaupt nicht vorkommt. Dort steht, dass Terminals stationär oder mobil einsetzbar sind und kontaktloses Zahlen unterstützen. Das ist richtig und hilft einem Hotel bei genau null Entscheidungen.
Was eine Vorautorisierung ist — und was nicht
Bei einer Vorautorisierung wird geprüft, ob die Karte für die Transaktion geeignet ist. Wird sie genehmigt, reserviert die kartenausgebende Bank einen Betrag auf dem Konto oder dem Kreditrahmen des Gastes. Abgebucht ist damit noch nichts: Das Geld ist blockiert, aber nicht bei Ihnen. Erst wenn Sie die Reservierung abrechnen, fließt tatsächlich ein Betrag — und zwar der, den Sie beim Auschecken angeben, nicht zwingend der reservierte.
Wie lange eine solche Reservierung stehen bleibt, ist nicht einheitlich geregelt. Typisch sind fünf bis sieben Tage; je nach Art der Transaktion kann die Spanne von einem Tag bis zu einem Monat reichen. Das ist der Grund für einen großen Teil aller Gästebeschwerden: Der Gast sieht auf seinem Konto den reservierten Betrag neben der tatsächlichen Abbuchung und glaubt, doppelt belastet worden zu sein. Ein Satz an der Rezeption beim Einchecken verhindert dieses Gespräch beim Auschecken.
Wichtig ist außerdem, die Reservierung freizugeben, wenn sie nicht mehr gebraucht wird — etwa wenn der Gast am Ende bar zahlt oder eine andere Karte verwendet. Andernfalls bleibt der Betrag blockiert, bis er von selbst verfällt. Für den Gast ist das ein echter Nachteil, besonders bei Debitkarten, bei denen das Geld unmittelbar auf dem Girokonto fehlt.
Vorautorisierung Schritt für Schritt
Vier Schritte, die Ihre Rezeption sicher beherrschen muss. Lassen Sie sich jeden davon vor der Inbetriebnahme am echten Gerät vorführen.
| Schritt | Was passiert | Was der Gast merkt | Typischer Fehler |
|---|---|---|---|
| Reservieren beim Einchecken | Die Karte wird geprüft, ein geschätzter Betrag wird auf der Karte blockiert | Der Betrag erscheint als Vormerkung auf dem Konto, ist aber nicht abgebucht | Zu hoch geschätzt — bei Debitkarten fehlt dem Gast das Geld im Alltag |
| Erhöhen während des Aufenthalts | Steigt die offene Summe über den reservierten Betrag, wird nachreserviert | Eine zweite Vormerkung erscheint | Vergessen: Beim Auschecken reicht die Reservierung nicht und die Karte wird abgelehnt |
| Abrechnen beim Auschecken | Die Reservierung wird auf den tatsächlichen Endbetrag abgerechnet | Die endgültige Abbuchung erscheint, die Vormerkung verschwindet nach einigen Tagen | Statt abzurechnen wird eine neue Zahlung gestartet — dann steht beides nebeneinander |
| Freigeben, wenn nicht gebraucht | Die Reservierung wird aufgehoben, weil anders gezahlt wurde | Die Vormerkung fällt weg, je nach Bank mit Verzögerung | Nicht freigegeben — der Betrag bleibt tagelang blockiert und der Gast beschwert sich |
Die Dauer bis zum Verfall einer Reservierung bestimmt nicht das Hotel, sondern die kartenausgebende Bank. Kommunizieren Sie deshalb immer einen Zeitraum, keine feste Zusage.
Was seit der starken Kundenauthentifizierung nicht mehr geht
Seit dem 1. Januar 2021 gilt in Europa, dass Zahlungen eine zusätzliche Bestätigung des Karteninhabers brauchen, wenn Karte und Inhaber nicht anwesend sind. Für die Hotellerie hat das drei alte Gewohnheiten abgeschafft. Kartendaten aus einer Reservierung von Hand in ein Terminal eintippen, um vor Anreise zu belasten: nicht mehr zulässig. Kartendaten speichern, um später ohne weitere Bestätigung zu belasten: nicht mehr zulässig. Und ungesicherte Zahlungen bei Anreise ohne PIN: ebenfalls nicht.
Was weiterhin sauber funktioniert, ist der Weg über das Terminal mit anwesender Karte: Der Gast steckt oder legt seine Karte auf und bestätigt mit PIN. Das gilt sowohl für die direkte Zahlung als auch für die Vorautorisierung bei Ankunft. Für alles, was vor der Anreise passieren soll, brauchen Sie einen Weg, auf dem der Gast selbst bestätigt — etwa einen Zahlungslink, den er auf seinem eigenen Gerät freigibt, oder eine entsprechend abgesicherte Abwicklung über Ihre Buchungsstrecke.
Dieselbe Regel greift auch bei Buchungen über Portale und Reservierungssysteme. Wo die Absicherung stattfindet — auf Ihrer eigenen Buchungsseite, beim Portal oder in Ihrem System — muss geklärt sein, sonst haben Sie am Ende eine garantierte Buchung, die sich nicht belasten lässt. Rechtsstand August 2026; das ersetzt keine Rechtsberatung.
No-Show, Storno und späte Absagen
Die praktische Folge der Authentifizierungsregeln: Das Abrechnen nicht angetretener Buchungen ist deutlich anspruchsvoller geworden. Diese vier Wege bleiben.
- 01Absicherung bei der Buchung
- Der Gast bestätigt bereits bei der Reservierung eine Zahlung oder eine Reservierung auf seiner Karte, auf seinem eigenen Gerät und mit den Sicherheitsmitteln seiner Bank. Das ist der sauberste Weg, weil die Bestätigung nachweisbar vorliegt, bevor irgendetwas passiert.
- 02Anzahlung statt Garantie
- Statt eine Karte nur zu hinterlegen, lassen Sie einen Teilbetrag tatsächlich zahlen. Erscheint der Gast, wird er verrechnet. Erscheint er nicht, ist die Frage des Einbehalts eine Frage Ihrer Vertragsbedingungen — die gehört von einer Rechtsberatung geprüft, nicht von einem Terminalanbieter beantwortet.
- 03Zahlungsaufforderung nach dem Termin
- Ist nichts vorab abgesichert, bleibt der Weg, dem Gast eine Zahlungsaufforderung zu schicken, die er selbst bestätigt. Das ist rechtlich unproblematisch, hat aber die übliche Schwäche: Der Gast muss mitmachen.
- 04Klare Bedingungen vor der Buchung
- Die wirksamste Maßnahme ist keine technische. Wenn Stornofristen und Folgen einer Nichtanreise vor der Buchung deutlich sichtbar sind und der Gast sie bestätigt, sinkt sowohl die Zahl der No-Shows als auch die Zahl der Auseinandersetzungen danach.
Terminals im Haus: Rezeption ist nicht der einzige Ort
Ein Hotel hat mehrere Kassenpunkte, und sie haben unterschiedliche Anforderungen. Die Rezeption braucht ein stationäres Gerät mit Anbindung an das Hotelprogramm, weil dort die Zimmerrechnung geführt wird und Vorautorisierungen entstehen. Das Restaurant braucht mobile Geräte für den Tisch, samt Trinkgeldfunktion und der Möglichkeit, Rechnungen zu teilen. Der Spa- und der Außenbereich brauchen ebenfalls mobil, weil dort kein Kassenplatz steht.
Diese Punkte sollten möglichst über ein System laufen. Sonst haben Sie drei getrennte Abschlüsse, drei Auswertungen und keine Möglichkeit, den Konsum eines Gastes über alle Bereiche hinweg auf die Zimmerrechnung zu bringen. Genau das ist der Zweck der Anbindung an das Hotelprogramm: Der Gast im Restaurant sagt seine Zimmernummer, der Betrag landet auf der Rechnung, und beim Auschecken wird einmal abgerechnet.
Fragen Sie deshalb konkret nach, ob Ihr Hotelprogramm mit dem angebotenen Terminal zusammenarbeitet, und lassen Sie sich das schriftlich bestätigen — nicht nur die Zahlung, sondern auch Vorautorisierung, Erhöhung, Abrechnung und Freigabe. Ein Terminal, das nur die einfache Zahlung durchreicht, zwingt Ihre Rezeption zu manuellen Umwegen, und Umwege werden bei Stress falsch gemacht.
Ausblick: Vorautorisierung ohne Kreditkarte
Bisher setzt die Vorautorisierung in der Praxis eine Kreditkarte voraus. Für Gäste, die keine besitzen, bedeutet das entweder eine Barkaution oder eine unbequeme Sonderlösung — im deutschen Markt ein wiederkehrendes Ärgernis, weil die inländische Debitkarte hier weit verbreiteter ist als die Kreditkarte.
In der Branche wird berichtet, dass die girocard um eine Funktion für flexible Autorisierung erweitert werden soll, mit der Hotel- und Mietwagenkautionen auch ohne Kreditkarte möglich wären; genannt wird dafür das Jahr 2027. Wir behandeln das ausdrücklich als angekündigtes Vorhaben, nicht als verfügbare Funktion: Die Angaben stammen aus der Berichterstattung, nicht aus einer von uns geprüften Primärquelle, und an einer solchen Umstellung sind neben dem Kartensystem auch sämtliche Netzbetreiber, Abwickler und Banken beteiligt.
Für Ihre Planung heißt das: Rechnen Sie heute nicht damit. Wenn Sie ein Terminal beschaffen, wählen Sie es nach dem, was es jetzt kann. Sollte die Funktion kommen, ist sie eine willkommene Erweiterung — aber kein Argument, mit dem man eine Kaufentscheidung begründen sollte.
Fragen aus der Hotellerie
Wie hoch sollte ich die Vorautorisierung ansetzen?
Hoch genug, dass die erwarteten Kosten gedeckt sind, und niedrig genug, dass Sie dem Gast nicht unnötig Geld blockieren. Die Faustregel ist der Zimmerpreis für die gebuchten Nächte plus ein realistischer Zuschlag für Verzehr und Nebenleistungen. Wenn absehbar mehr zusammenkommt, ist es besser, während des Aufenthalts nachzureservieren, als von vornherein das Doppelte zu blockieren.
Warum sieht der Gast zwei Beträge auf seinem Konto?
Weil die Vormerkung aus der Reservierung noch sichtbar ist, während die tatsächliche Abbuchung bereits erfolgt ist. Es wurde nichts doppelt belastet — die Vormerkung verfällt nach einigen Tagen. Wie lange das dauert, bestimmt die Bank des Gastes; üblich sind wenige Tage, es kann aber auch länger sein. Der wirksamste Umgang damit ist ein Hinweis beim Einchecken.
Darf ich Kartendaten aus einer Buchung ins Terminal eintippen?
Nein. Für Belastungen ohne anwesende Karte ist eine Bestätigung durch den Karteninhaber erforderlich; das Abtippen gespeicherter Kartendaten erfüllt das nicht. Nutzen Sie stattdessen einen Weg, auf dem der Gast selbst bestätigt, etwa einen Zahlungslink oder eine abgesicherte Abwicklung über Ihre Buchungsstrecke. Rechtsstand August 2026, keine Rechtsberatung.
Wie rechne ich einen No-Show ab?
Nur, wenn Sie vorher etwas in der Hand haben: eine bei der Buchung ordentlich bestätigte Reservierung auf der Karte oder eine geleistete Anzahlung. Ohne diese Absicherung bleibt Ihnen die nachträgliche Zahlungsaufforderung, die der Gast selbst bestätigen muss. Ob und in welcher Höhe Sie bei Nichtanreise etwas einbehalten dürfen, ist eine Frage Ihrer Vertragsbedingungen und gehört einmal rechtlich geprüft.
Brauche ich im Restaurant ein eigenes Terminal?
In aller Regel ja, und zwar ein mobiles. Der Ablauf im Hotelrestaurant entspricht dem in jedem anderen Lokal: am Tisch kassieren, Rechnungen teilen, Trinkgeld erfassen. Der Unterschied ist die Möglichkeit, stattdessen auf die Zimmerrechnung zu buchen — und genau diese Funktion muss Ihre Kasse beziehungsweise Ihr Hotelprogramm liefern, nicht das Terminal.
Was ist mit Gästen ohne Kreditkarte?
Heute bleibt Ihnen der Weg über eine tatsächliche Zahlung statt einer Reservierung, etwa eine Anzahlung bei Anreise, oder eine hausinterne Regelung. Eine Vorautorisierung auf der inländischen Debitkarte ist bislang nicht der Regelfall. Es gibt Berichte über eine geplante Erweiterung in diese Richtung; das ist ein angekündigtes Vorhaben und keine Funktion, mit der Sie heute planen sollten.