Die Pflicht setzt nicht sofort ein. Sie beginnt mit dem viertfolgenden Monat nach Ende des Voranmeldungszeitraums, in dem die Grenzen erstmals überschritten wurden. Das klingt sperrig, ist im Ergebnis aber eine Vorlaufzeit von einigen Monaten, in denen Sie ein System auswählen, einrichten und anmelden können.

Diese Zeit sollten Sie nutzen und nicht abwarten. Auswahl der Kassensoftware, Beschaffung der Signatur- beziehungsweise Siegelerstellungseinheit, Registrierung in FinanzOnline, Startbeleg und dessen Prüfung — das sind mehrere Schritte, von denen jeder einzelne an einem Freitagnachmittag hängen bleiben kann. Wer erst im letzten Monat beginnt, arbeitet unter Druck.

Umgekehrt fällt die Pflicht wieder weg, wenn die Grenzen in einem Folgejahr unterschritten werden und absehbar unterschritten bleiben; das wirkt ab dem nächsten Kalenderjahr. Wer saisonal stark schwankt — Schihütte, Freibadkiosk, Christkindlmarkt — sollte diese Bewegung mit der Steuerberatung im Blick behalten, statt sie einmal zu prüfen und dann zu vergessen.

Der Manipulationsschutz der österreichischen Registrierkasse funktioniert über eine Verkettung. Jeder Barumsatz wird mit einer dem Steuerpflichtigen zugeordneten Signatur- beziehungsweise Siegelerstellungseinheit kryptografisch signiert, und in jede Signatur fließt der vorangehende Umsatz ein. Wer nachträglich einen Umsatz entfernt, zerreißt die Kette — und das ist nachweisbar.

Sichtbar wird das auf dem Beleg als maschinenlesbarer Code, in der Praxis fast immer ein QR-Code. Er enthält den Signaturwert und macht den Beleg prüfbar: Die Belegcheck-App der Finanzverwaltung liest ihn und meldet zurück, ob die Signatur gültig ist. Deshalb ist der QR-Code kein Designelement, das man beim Bondesign weglassen kann.

Parallel führt die Kasse ein Datenerfassungsprotokoll, in dem alle Umsätze strukturiert gespeichert werden. Es ist sieben Jahre aufzubewahren und muss bei einer Kontrolle zugänglich sein. Verbreitete Praxis ist eine regelmäßige Sicherung auf ein externes Medium; klären Sie mit Ihrem Kassenanbieter, in welchem Rhythmus das bei Ihnen geschieht und wer die Sicherung tatsächlich auslöst — automatisch ist daran oft weniger, als man annimmt.

In Österreich trifft die Belegpflicht beide Seiten. Der Unternehmer muss den Beleg erteilen, und der Leistungsempfänger muss ihn entgegennehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitnehmen. Das gibt es in Deutschland nicht — dort darf der Kunde den Bon liegen lassen.

Für den Betrieb heißt das: Der Beleg muss aktiv angeboten werden. Ein Verstoß liegt bereits dann vor, wenn niemand ihn anbietet — auch wenn der Gast ihn ohnehin abgelehnt hätte. In der Gastronomie zur Mittagszeit ist das eine Frage der Routine am Tresen, nicht der Technik: Bon dazulegen, ohne zu fragen.

Ebenso wichtig, und ebenso oft missverstanden: Der Zahlungsbeleg des Terminals ersetzt den Kassenbeleg nicht. Er trägt weder die fortlaufende Nummer im Sinne der Abgabenordnung noch die Warenbezeichnung noch den maschinenlesbaren Code. Wer Kartenzahlung annimmt und registrierkassenpflichtig ist, braucht beide Belege — oder eine Anbindung, die beide Inhalte auf einem Bon zusammenführt.

Das österreichische Zahlungsdienstegesetz untersagt es Unternehmen, ein Entgelt für die Verwendung eines bestimmten Zahlungsmittels zu verlangen. Der in manchen Betrieben noch übliche Kartenaufschlag ist damit nicht bloß unbeliebt, sondern rechtlich angreifbar. Das Verbot gilt für in Österreich niedergelassene Zahlungsempfänger und für die gängigen Zahlungsmittel.

Es reicht weiter, als viele vermuten: Auch die gesonderte Weiterverrechnung von Entgelten, die dem Betrieb selbst entstehen, ist unzulässig. Wer die Gebühr eines Online-Bezahlverfahrens als eigene Position auf die Rechnung setzt, umgeht das Verbot nicht, sondern verstößt dagegen. Solche Kosten gehören in die Kalkulation des Produktpreises.

Erlaubt sind dagegen Rabatte und andere Anreize für ein bestimmtes Zahlungsmittel. Ein Nachlass bei Barzahlung ist der saubere Weg, wenn Sie steuern wollen. Wirtschaftlich ist das nah am Aufschlag, rechtlich ist es ein anderer Sachverhalt — und in der Außenwirkung ein freundlicherer. Wer die Kartenkosten dagegen wirklich senken will, muss an der Entgeltstruktur ansetzen: Das ist der einzige Hebel, den das Gesetz offenlässt.

Die Angaben auf dieser Seite geben den Rechtsstand vom 1. August 2026 wieder und beziehen sich ausschließlich auf Österreich. Für Deutschland gelten andere Regeln — dort besteht keine allgemeine Registrierkassenpflicht, und Kartenzahlungen sind keine Barumsätze in diesem Sinne. Ein übersetzter deutscher Text wäre hier in mehreren Punkten schlicht falsch.

Diese Darstellung ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Ob Sie registrierkassenpflichtig sind, ab wann und in welchem Umfang, hängt von Ihren Zahlen und Ihrer Betriebsform ab. Klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie Technik kaufen.