Der Ablauf, den die Kasse abbilden muss
Im Handel ist der Vorgang in einer Minute vorbei: Ware auf das Band, Betrag, Zahlung, Beleg. In der Gastronomie zieht sich derselbe Vorgang über zwei Stunden. Ein Tisch wird geöffnet, Getränke kommen dazu, Speisen kommen dazu, es wird umgesetzt, ein Gast geht früher, die Runde teilt sich am Ende auf drei Karten auf. Eine Kasse, die diesen Ablauf nicht kennt, zwingt den Service dazu, ihn im Kopf zu führen.
Der zweite Unterschied ist der Ort. Bestellt wird am Tisch, produziert wird in der Küche und an der Bar, kassiert wird wieder am Tisch. Zwischen diesen drei Orten müssen Informationen laufen, ohne dass jemand dreimal denselben Weg geht. Genau dafür gibt es das Bonieren am Tisch mit einem Handgerät und den Druck der Bons direkt an den Arbeitsplätzen, an denen sie gebraucht werden.
Der dritte Unterschied ist das Trinkgeld. Es ist der einzige Betrag im ganzen Zahlungsvorgang, den der Gast selbst bestimmt, und der einzige, der nicht dem Betrieb gehört. Wie das Terminal danach fragt, entscheidet über die Höhe — und darüber, ob sich der Gast bedrängt fühlt. Die Gastronomie ist die einzige Branche, in der die Zahlungsabwicklung selbst Teil des Gastgefühls ist.
Funktionen, die in der Gastronomie wirklich zählen
Anbieterlisten nennen dreißig Funktionen. Diese neun entscheiden darüber, ob der Service am Freitagabend flüssig arbeitet.
- 01Tischplan und Raumaufteilung
- Der Bildschirm sollte aussehen wie Ihr Lokal: Innenraum, Terrasse, Theke, Nebenzimmer. Tische zusammenlegen, teilen und umsetzen muss mit zwei Berührungen gehen — bei sechs Gästen, die spontan an einen größeren Tisch wechseln, gehört das zum Alltag.
- 02Bonieren am Tisch
- Die Bestellung wird direkt am Tisch erfasst und geht sofort an Küche und Bar. Das spart den Weg zur Kasse und verhindert die häufigste Fehlerquelle im Service: die Bestellung, die zwischen Tisch und Kasse im Kopf verloren geht.
- 03Gänge und Zeitpunkte steuern
- Vorspeise sofort, Hauptgang auf Abruf. Eine gute Gastro-Kasse kennt Gangfolgen und lässt den Hauptgang erst dann in die Küche laufen, wenn der Service ihn abruft. Ohne diese Funktion steuert die Küche nach Gefühl.
- 04Kellnerschloss und Benutzerrechte
- Jede Buchung gehört zu einer Person — per Schlüssel, Karte, Chip oder Code. Das ist die Grundlage für die Trinkgeldabrechnung und dafür, dass Stornos nachvollziehbar bleiben. Wer storniert, sollte einen Grund angeben müssen.
- 05Rechnung splitten
- Nach Positionen, nach Köpfen oder nach freien Beträgen — und in beliebiger Kombination mit Bar und Karte. Das ist die Funktion, die am häufigsten gebraucht und beim Kauf am seltensten getestet wird.
- 06Trinkgeldfunktion am Terminal
- Der Gast gibt entweder einen eigenen Betrag ein oder wählt einen Vorschlag; abgebucht wird die Summe aus Rechnungsbetrag und Trinkgeld in einer Transaktion. Auf dem Beleg steht das Trinkgeld getrennt vom Rechnungsbetrag.
- 07Drucker dort, wo gearbeitet wird
- Getränkebon an die Bar, Speisebon in die Küche, Gastbeleg an den Tisch. Ein einziger Drucker an der Kasse bedeutet, dass jemand jeden Bon durch das halbe Lokal trägt.
- 08Außer-Haus-Steuersatz
- Derselbe Artikel wird im Haus und außer Haus unterschiedlich besteuert. Die Kasse muss beide Sätze am Artikel führen und beim Buchen umschalten können, ohne dass jemand rechnet.
- 09Tagesabschluss mit Kassenschnitt
- Der Abschluss der Kasse und der Kassenschnitt des Terminals sollten zum selben Zeitpunkt laufen. Sonst vergleichen Sie am Morgen zwei Zeiträume, die sich um die letzte Stunde unterscheiden — und suchen einen Fehler, den es nicht gibt.
Splitten: drei Wege, eine Rechnung zu teilen
Der einfachste Fall ist das gleichmäßige Teilen: 96 Euro auf vier Personen, jeder zahlt 24 Euro. Das kann jede Kasse. Interessant wird es, wenn drei Gäste ihre eigenen Positionen zahlen und der vierte die Getränke der ganzen Runde übernimmt — dann muss die Kasse einzelne Positionen vom Tisch auf getrennte Rechnungen schieben können, ohne den Tisch zu schließen.
Der dritte Weg ist die freie Teilzahlung: Ein Gast legt 50 Euro bar auf den Tisch, der Rest geht auf Karte. Die Kasse muss also mehrere Zahlungsarten auf denselben Vorgang buchen und dabei den offenen Restbetrag mitführen. Ist das Terminal angebunden, bekommt es jeweils genau den Teilbetrag übergeben, der noch offen ist — niemand tippt etwas nach.
Beim Testen eines Systems lohnt sich genau dieser Durchlauf: Tisch mit acht Positionen öffnen, zwei Positionen auf eine eigene Rechnung ziehen, den Rest gleichmäßig auf drei teilen, eine Teilzahlung bar annehmen und den Rest per Karte abschließen. Wenn das flüssig geht, geht auch der Freitagabend. Wenn dafür ein Handbuch nötig ist, wird es das an einem vollen Abend nicht geben.
Trinkgeld am Terminal: was Gäste tatsächlich wollen
Eine Befragung im girocard-System zur Außengastronomie liefert vier Zahlen, die die Diskussion abkürzen. 64 Prozent der Befragten kennen Trinkgeldfunktionen am Terminal überhaupt. 70 Prozent bevorzugen es, einen individuellen Betrag einzugeben, statt einen festen Prozentwert zu wählen. 30 Prozent können sich vorstellen, solche Optionen künftig zu nutzen. Und 63 Prozent befürchten, dass das Kartentrinkgeld nicht vollständig beim Servicepersonal ankommt.
Die letzte Zahl ist die wichtigste, weil sie das eigentliche Hindernis benennt: nicht die Technik, sondern das Vertrauen. Ein Gast, der zweifelt, ob sein Trinkgeld ankommt, legt lieber einen Schein auf den Tisch — oder gibt gar nichts. Dagegen hilft keine Terminalfunktion, sondern eine Aussage: ein Satz auf der Karte oder vom Service, dass das Kartentrinkgeld vollständig an das Team geht, und eine interne Verteilregel, die jeder im Betrieb kennt.
Für die Konfiguration folgt daraus: Bieten Sie beide Eingabewege an, den eigenen Betrag und die Vorschläge, und lassen Sie die Ablehnung immer sichtbar. Prozentvorschläge auf dem Display erhöhen die durchschnittliche Trinkgeldhöhe über den Ankereffekt — der Gast orientiert sich am ersten Wert, den er sieht. Genau deshalb muss die Option ohne Trinkgeld gleich groß und gleich leicht erreichbar sein wie die Vorschläge.
Die Trinkgeldwege im Vergleich
Welcher Weg passt, hängt vom Haus ab: In der Bar zählt Tempo, im Restaurant zählt Zurückhaltung.
| Weg | So läuft es ab | Stärke | Worauf zu achten ist |
|---|---|---|---|
| Freie Betragseingabe | Der Gast nennt oder tippt den Gesamtbetrag, das Terminal errechnet das Trinkgeld | Entspricht dem, was die Mehrheit der Gäste bevorzugt | Braucht eine Sekunde mehr; das Personal muss den Ablauf sicher beherrschen |
| Prozentvorschläge auf dem Display | Das Terminal zeigt mehrere Stufen zur Auswahl | Schnell, erhöht im Schnitt die Trinkgeldhöhe | Die Ablehnung muss gleichwertig sichtbar sein, sonst wirkt es aufdringlich |
| Fester Standardwert | Ein voreingestellter Wert wird vorgeschlagen und kann geändert werden | Sehr schnell im Ablauf, gut bei hohem Durchsatz | Wirkt schnell wie eine Vorgabe; im gehobenen Service selten passend |
| Kein Trinkgeld am Terminal | Der Gast zahlt den Rechnungsbetrag, Trinkgeld bleibt bar | Keine Diskussion über Abrechnung und Weitergabe | Bei sinkendem Bargeldanteil verliert das Team spürbar Einnahmen |
Unabhängig vom Weg gilt: Rechnungsbetrag und Trinkgeld werden in einer Transaktion abgebucht und auf dem Beleg getrennt ausgewiesen.
Trinkgeld in der Abrechnung
Freiwilliges Trinkgeld, das der Gast zusätzlich zum Rechnungsbetrag zahlt und das direkt an die Servicekräfte weitergegeben wird, gehört nicht zum steuerpflichtigen Umsatz des Betriebs. Damit das nachvollziehbar bleibt, sollte es deutlich vom Umsatz getrennt ausgewiesen und buchhalterisch als durchlaufender Posten geführt werden. Der Beleg sollte den Trinkgeldbetrag getrennt vom Rechnungsbetrag zeigen.
Für die Verteilung sind zwei Modelle üblich: die direkte Zuordnung zur einzelnen Servicekraft über das Kellnerschloss oder ein Pool, der nach einer festen Regel aufgeteilt wird. Beides funktioniert, solange die Regel schriftlich festgehalten und im Team bekannt ist. Die Kasse liefert dafür die Grundlage, wenn sie das Trinkgeld je Benutzer ausweist.
Die steuerliche und arbeitsrechtliche Behandlung von Trinkgeld hängt vom Einzelfall ab, insbesondere davon, wer es erhält und wie es weitergegeben wird. Dieser Abschnitt gibt den Stand August 2026 wieder und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung — klären Sie die Behandlung in Ihrem Betrieb mit Ihrer Steuerberatung.
Fiskalisierung im Lokal
In Deutschland gilt: Wer ein elektronisches Kassensystem einsetzt, braucht eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, muss Belege ausgeben und das System innerhalb eines Monats nach Anschaffung dem Finanzamt melden. Für die Gastronomie kommt hinzu, dass Bewirtungsbelege regelmäßig geprüft werden und der Tagesabschluss die Verteilung nach Steuersätzen zeigen muss — im Haus und außer Haus liegen auseinander.
In Österreich ist der Ausgangspunkt ein anderer. Kartenzahlungen zählen als Barumsatz, und die Registrierkassenpflicht greift bei mehr als 15.000 Euro Jahresumsatz und mehr als 7.500 Euro Barumsatz. Dazu kommen Startbeleg bei Inbetriebnahme, Monatsbeleg zum Monatsende und Jahresbeleg, dessen Prüfung spätestens bis zum 15. Februar des Folgejahres zu erfolgen hat. Betriebe, die über Mitternacht hinaus geöffnet haben, dürfen den Beleg nach Betriebsschluss erstellen, spätestens am nächsten Geschäftstag.
Ein Punkt, der in beiden Ländern zu Missverständnissen führt: Der Zahlungsbeleg aus dem Terminal ersetzt den Kassenbeleg nicht. Er belegt die Kartentransaktion, nicht den Geschäftsvorfall. Wer Kartenzahlung annimmt, braucht den Kassenbeleg zusätzlich. Rechtsstand August 2026; dieser Abschnitt ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Gerätekombinationen, die sich im Service bewähren
Drei Aufstellungen decken den Großteil der gastronomischen Betriebe ab. Alles darüber hinaus ist Feinheit.
Häufige Fragen aus der Gastronomie
Kommt das Kartentrinkgeld wirklich beim Personal an?
Technisch wird der Gesamtbetrag aus Rechnung und Trinkgeld in einer Transaktion abgebucht und dem Betrieb gutgeschrieben; die Weitergabe an das Team organisiert der Betrieb. Genau daraus entsteht der Zweifel, den 63 Prozent der Befragten in der girocard-Untersuchung äußern. Wirksam dagegen sind eine schriftliche Verteilregel, die Trinkgeldauswertung je Benutzer aus der Kasse und ein Satz vom Service, der das gegenüber dem Gast ausspricht.
Warum verlangt das Terminal manchmal die PIN und manchmal nicht?
Das steuert die Karte, nicht das Terminal. EU-weit gilt für kontaktlose Zahlungen an der Verkaufsstelle eine Ausnahme von der starken Kundenauthentifizierung bis 50 Euro je Vorgang; spätestens nach kumuliert 150 Euro oder nach fünf aufeinanderfolgenden Vorgängen ohne PIN verlangt die Karte wieder eine PIN. Der Zähler läuft in der Karte beziehungsweise im Wallet. Derselbe Gast kann deshalb am selben Terminal einmal ohne und einmal mit PIN zahlen — das ist kein Fehler.
Was ist besser: ein mobiles Terminal oder ein SmartPOS mit Kassen-App?
Wenn Sie eine Kasse mit Tischplan und Küchendruckern brauchen, ist die Kombination aus fester Kasse und mobilem Terminal meistens die stabilere Lösung. Ein SmartPOS mit Kassen-App spielt seine Stärke dort aus, wo das Sortiment überschaubar ist und schnell kassiert wird — Bar, Biergarten, Foodtruck. Prüfen Sie beim SmartPOS, ob ein Bondrucker eingebaut ist; einige Modelle drucken nicht und geben Belege nur digital oder über einen Zusatzdrucker aus.
Muss jeder Kellner ein eigenes Gerät haben?
Nein, aber die Zahl der Geräte sollte zur Spitzenlast passen. Wenn drei Tische gleichzeitig zahlen wollen und ein Gerät durch das Lokal wandert, wartet der Gast — und das fällt stärker ins Gewicht als die Kosten eines zweiten Geräts. Wichtiger als die Stückzahl ist, dass jede Buchung einem Benutzer zugeordnet bleibt, auch wenn sich mehrere Personen ein Gerät teilen.
Wie hängt der Tagesabschluss der Kasse mit dem Terminal zusammen?
Das Terminal führt einen eigenen Kassenschnitt, mit dem es seine Umsätze zum Abschluss bringt. Läuft dieser Schnitt zu einer anderen Zeit als der Tagesabschluss der Kasse, weichen die Summen zwangsläufig ab. Legen Sie beide Zeitpunkte übereinander — das ist eine Einstellung, keine Grundsatzfrage, und erspart Ihnen jeden Monat mehrere Stunden Sucherei.
Was passiert, wenn während des Abends das Internet ausfällt?
Kasse und Terminal betrifft das unterschiedlich. Eine Kasse mit lokalem Datenbestand arbeitet weiter und gleicht später ab; eine reine Cloud-Kasse ohne lokalen Fallback steht. Das Terminal braucht für die Autorisierung eine Verbindung — hat es eine eigene SIM-Karte, ist es vom Haus-WLAN unabhängig. Fragen Sie vor dem Kauf beides ab, denn im Ernstfall entscheidet das darüber, ob Sie weiterarbeiten können.