Der häufigste Anlass ist eine Abrechnung, die niemand erklären kann. Auf ihr stehen Positionen, die im Verkaufsgespräch nicht vorkamen: ein Entgelt je Zahlung neben dem Prozentsatz, eine Servicepauschale, ein Sammelkontoentgelt, seit Anfang 2026 zusätzlich eine gesonderte Position für die zentrale Verwaltung des girocard-Systems. Keine dieser Positionen ist an sich unzulässig. Sie sind nur selten vorher erklärt worden — und was man nicht erklärt bekommt, kann man auch nicht verhandeln.

Der zweite Anlass ist eine Preisanpassung. Viele Verträge enthalten Klauseln, die Änderungen mit einer Zustimmungsfiktion versehen: Wer nicht innerhalb einer Frist widerspricht, hat zugestimmt. Wenn Sie eine solche Mitteilung bekommen, ist das der richtige Zeitpunkt, den Markt anzusehen — nicht erst ein Jahr später.

Der dritte Anlass ist der Service. Ein Terminal, das an einem Samstagvormittag ausfällt, kostet mehr als jede Gebühr des ganzen Monats. Wenn Sie nicht wissen, wen Sie in diesem Fall anrufen, oder wenn Sie sich zwischen mehreren Nummern hin- und herverweisen lassen müssen, ist das ein härteres Argument als jeder Zehntelprozentpunkt.

Und schließlich zählt der Rechenweg. Weil Sie die Kartengebühr im Verbrauchergeschäft nicht auf den Kunden umlegen dürfen, geht jeder Zehntelprozentpunkt unmittelbar von Ihrer Marge ab. In Betrieben mit knapper Kalkulation — Gastronomie, Bäckerei, Apotheke — entscheidet dieser Unterschied über einen spürbaren Teil des Jahresergebnisses. Nehmen Sie deshalb Ihren Jahresumsatz mit Karte und nicht den Monatsbetrag als Maßstab, wenn Sie zwei Angebote nebeneinanderlegen.

Der erste Denkfehler ist die Annahme, es gebe einen Vertrag. Tatsächlich hängen an einer Kartenzahlung mehrere Rechtsverhältnisse: der Vertrag über den Netzbetrieb, die Vereinbarungen über die Entgelte, der Akzeptanzvertrag für Kreditkarten und die Überlassung des Geräts. Diese Verträge können unterschiedliche Laufzeiten und unterschiedliche Fristen haben, auch wenn sie am selben Tag auf demselben Formular unterschrieben wurden.

Der zweite Denkfehler betrifft die Verlängerung. Sehr verbreitet ist eine Mindestlaufzeit mit automatischer Verlängerung um einen weiteren Zeitraum, sofern nicht rechtzeitig gekündigt wird. Wer die Frist um eine Woche verpasst, bleibt nicht einen Monat, sondern eine ganze Periode gebunden. Notieren Sie das Datum deshalb im Kalender, sobald Sie es kennen, und kündigen Sie schriftlich mit Zugangsnachweis.

Der dritte Punkt ist der Leasingvertrag. Wenn das Gerät über eine Leasinggesellschaft finanziert wurde, haben Sie es mit einem Dritten zu tun, der von Ihrem Wechsel nichts hat und regelmäßig auch nichts davon wissen muss. Solche Verträge laufen weiter, unabhängig davon, ob das Gerät noch benutzt wird. Prüfen Sie das, bevor Sie irgendetwas anderes kündigen.

Ein Wechsel ist trotzdem selten unmöglich. In vielen Fällen ist die sinnvollste Reihenfolge: neuen Vertrag vorbereiten, Startzeitpunkt auf das Ende der Altfrist legen, dann fristgerecht kündigen. Ein seriöser Anbieter drängt Sie nicht in einen Doppelvertrag, nur um Sie schneller zu haben.

Die Umstellung sollte nie ein Stichtagswechsel sein. Der bewährte Ablauf lautet: neues Gerät liefern lassen, aufschalten, konfigurieren und mit einer echten Zahlung testen, während das alte Gerät noch läuft. Erst wenn die erste Gutschrift auf dem Konto nachvollzogen ist, wird das Altgerät außer Betrieb genommen. Dieser Zeitraum kostet Sie in der Regel nur Aufmerksamkeit, ersparen kann er Ihnen einen geschlossenen Verkaufstag.

Genauso wichtig ist der Zeitpunkt. Stellen Sie nicht am Freitagnachmittag um, nicht vor einem Feiertag und nicht in der Hochsaison. Ein Dienstagvormittag ist unspektakulär und genau deshalb richtig: Wenn etwas hakt, ist jeder erreichbar, der gebraucht wird.

Wenn eine Kasse angebunden ist, gehört sie in denselben Plan. Die Schnittstelle wird auf das neue Gerät eingerichtet und geprüft, bevor umgeschaltet wird. Testen Sie dabei nicht nur die Zahlung, sondern auch Storno und Tagesabschluss — das sind die Vorgänge, bei denen sich Konfigurationsfehler zeigen.

Zum Schluss die Menschen. Zeigen Sie dem Personal das neue Gerät, bevor der erste Kunde davorsteht. Storno, Trinkgeldeingabe, abgelehnte Karte und Tagesabschluss sind in zehn Minuten erklärt und ersparen in der ersten Woche mehrere Anrufe. Legen Sie die Kurzanleitung dorthin, wo das Gerät steht, nicht in den Ordner im Büro.

Die Terminal-Kennung bleibt zurück. Sie wird aus einem Nummernkreis vergeben, der dem bisherigen Netzbetrieb zugeteilt ist — an den ersten Stellen lässt sich sogar ablesen, in welchem Netz ein Gerät betrieben wird. Bei einem Wechsel bekommen Sie deshalb eine neue Kennung. Praktisch heißt das: Belegtexte, Standortdaten und Gutschriftskonto werden neu hinterlegt, und alle Stellen, die die alte Kennung notiert haben, brauchen die neue.

Ihre Umsatzdaten sollten Sie vor der Abschaltung sichern. Der Zugang zu einem Händlerportal endet in aller Regel mit dem Vertrag, und danach kommen Sie an Auswertungen und Belegkopien nicht mehr heran. Exportieren Sie, was Sie für Buchhaltung und eventuelle Rückfragen brauchen, solange der Zugang noch besteht.

Aufbewahrungspflichten laufen unabhängig vom Anbieterwechsel weiter. In Deutschland verlangen die girocard-Händlerbedingungen, das Händlerjournal mindestens 15 Monate aufzubewahren, und für Reklamationsauskünfte gilt eine kurze Rückmeldefrist. Steuerliche Aufbewahrungsfristen sind davon unberührt und deutlich länger. Rechtsstand 1. August 2026; Einzelheiten klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.

Das Gerät selbst kann in manchen Fällen mitgenommen werden — wenn es Ihnen gehört, dem aktuellen Zulassungsstand entspricht und für das neue Netz konfiguriert werden kann. Bei Miet- und Leasinggeräten scheidet das aus. Ob eine Weiternutzung sinnvoll ist, hängt zusätzlich am Alter: Geräte, deren Zulassung absehbar ausläuft, sind ein schlechter Grund, einen Wechsel zu verzögern.