Warum diese Seite anders aufgebaut ist als die deutsche
In Deutschland veröffentlicht mit PAYONE zumindest ein Anbieter vollständige Unterlagenlisten, an denen sich ein Betrieb vorab orientieren kann. In Österreich ist das anders: Ein Abruf der Onboarding-Seiten am 28. August 2026 ergab, dass card complete auf der Seite „Akzeptanzpartner werden" weder Dokumente noch Ablauf nennt, sondern ausschließlich eine Telefonnummer und ein Rückrufformular anbietet. Zu hobex war überhaupt keine veröffentlichte Liste auffindbar.
Ein Anbietervergleich, wie ihn die deutsche Fassung dieser Seite führt, ist für Österreich damit nicht belegbar. Wir leiten die Anforderungen deshalb aus dem Gesetz her. Das ist für Sie sogar die verlässlichere Grundlage: Was das Finanzmarkt-Geldwäschegesetz verlangt, gilt bei jedem Vertragspartner gleichermaßen — anders als eine Hausregel, die von Anbieter zu Anbieter abweicht.
Die Rechtsgrundlage: nicht Kulanz, sondern Pflicht
Ein Acquirer beziehungsweise ein Zahlungsinstitut nach dem Zahlungsdienstegesetz 2018 ist Finanzinstitut im Sinne des § 2 Z 2 lit. f FM-GwG und damit Verpflichteter nach § 1 Abs. 1 FM-GwG. Er darf eine Geschäftsbeziehung gar nicht erst begründen, ohne vorher die Sorgfaltspflichten des § 6 FM-GwG erfüllt zu haben.
Diese Pflichten sind kein Formalismus, den man auf Zuruf abkürzen könnte. Verlangt sind: die Identität des Kunden festzustellen und zu überprüfen, die wirtschaftlichen Eigentümer zu identifizieren, Zweck und angestrebte Art der Geschäftsbeziehung zu erheben, die Beziehung laufend zu überwachen und die erhobenen Daten aktuell zu halten. Der letzte Punkt erklärt, warum ein Anbieter Jahre nach Vertragsschluss noch einmal Unterlagen nachfordern kann, ohne dass mit Ihrem Betrieb irgendetwas nicht stimmen würde.
Wie die Identität nachzuweisen ist
§ 6 Abs. 2 FM-GwG unterscheidet danach, wer Vertragspartner wird. Für die meisten Betriebe sind beide Zeilen relevant: die juristische Person als Kundin, die vertretungsbefugte Person als handelnder Mensch.
| Vertragspartner | Überprüfung der Identität | Was konkret geprüft wird |
|---|---|---|
| natürliche Person | durch die persönliche Vorlage eines amtlichen Lichtbildausweises | Identität der Person selbst |
| juristische Person | anhand beweiskräftiger Urkunden, die am Sitz der juristischen Person nach landesüblichem Rechtsstandard verfügbar sind | Bestand, Name, Rechtsform, Vertretungsbefugnis und Sitz |
Wortlaut und Systematik nach § 6 Abs. 2 FM-GwG (RIS, geltende Fassung, Abrufstand 28.08.2026).
Die Urkunden, die dafür in Betracht kommen
Das FMA-Rundschreiben zu den Sorgfaltspflichten nennt für inländische Rechtsträger Registerauszüge der jeweils registerführenden Stelle. Welcher Auszug der richtige ist, hängt an Ihrer Rechtsform.
- 01Firmenbuchauszug
- Der Regelfall für im Firmenbuch eingetragene Gesellschaften. Er weist genau die fünf Punkte aus, auf die es nach § 6 Abs. 2 FM-GwG ankommt: Bestand, Name, Rechtsform, Vertretungsbefugnis und Sitz.
- 02ZVR-Auszug
- Für Vereine der Auszug aus dem Zentralen Vereinsregister. Er übernimmt dieselbe Funktion wie der Firmenbuchauszug bei Gesellschaften — relevant für jeden Verein, der bei Festen oder im Vereinsheim Karten annehmen möchte.
- 03Auszug aus dem Register der wirtschaftlichen Eigentümer
- Für inländische Rechtsträger kommt zusätzlich ein erweiterter Auszug aus dem WiEReG-Register in Betracht. Er bedient die zweite Sorgfaltspflicht: nicht nur zu wissen, wer die Gesellschaft ist, sondern wem sie wirtschaftlich gehört.
- 04Amtlicher Lichtbildausweis
- Für die vertretungsbefugte Person. Das Gesetz spricht ausdrücklich von persönlicher Vorlage — in der Praxis über ein anerkanntes Identifikationsverfahren, nicht über eine formlos übermittelte Kopie.
Die deutsche Sechs-Monats-Frist gilt hier nicht
Das ist der Punkt, an dem eine übersetzte deutsche Seite falsch würde. Die deutsche Fassung nennt einen Handelsregisterauszug, der „nicht älter als sechs Monate" sein darf. Diese Zahl stammt aus der veröffentlichten Unterlagenliste eines deutschen Anbieters. Sie ist dessen Hausregel, kein Rechtsstand — und sie gilt in Österreich nicht.
Weder das FM-GwG noch das FMA-Rundschreiben nennen eine feste Altersgrenze. Maßgeblich ist stattdessen, dass eine Urkunde nur bei angemessener Aktualität beweiskräftig ist, also bei unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang zwischen Vertragsbeginn und Existenznachweis. Nach der dazu ergangenen Rechtsprechung des Verwaltungsgerichtshofes kann im Einzelfall bereits ein wenige Tage alter Auszug zu alt sein.
Praktisch heißt das für Sie das Gegenteil von dem, was die Zahl „sechs Monate" nahelegt: Holen Sie den Auszug nicht auf Vorrat, sondern dann, wenn der Vertrag tatsächlich ansteht. Ein frisch gezogener Auszug kostet wenig und ist der einzige, bei dem die Frage nach der Aktualität gar nicht erst entsteht.
Was üblicherweise mit abgefragt wird, ohne gesetzlich verlangt zu sein
Zwei Dokumente tauchen in der Praxis regelmäßig auf, stehen aber nicht in den Sorgfaltspflichten. Wir führen sie getrennt, damit Sie wissen, worüber sich diskutieren lässt und worüber nicht.
- 01UID-Nummer
- Keine Anforderung des FM-GwG. Sie ist umsatzsteuerlich begründet — als Rechnungsmerkmal und für den innergemeinschaftlichen B2B-Verkehr — und wird von Anbietern in der Praxis mit abgefragt. Als gesetzliche Pflicht des Aufnahmeverfahrens ist sie nicht belegt.
- 02Gewerbeschein
- Taucht in keiner der abgerufenen Quellen als Onboarding-Unterlage eines Acquirers auf. Das heißt nicht, dass ihn niemand verlangt — nur, dass wir es nicht belegen können und ihn deshalb nicht als Anforderung ausgeben.
Die Registrierkasse ist ein zweiter, davon getrennter Vorgang
Die Prüfung durch den Zahlungsdienstleister und Ihre steuerlichen Pflichten sind zwei verschiedene Verfahren mit verschiedenen Adressaten. Das FM-GwG-Verfahren läuft zwischen Ihnen und dem Acquirer. Die Registrierkasse melden Sie selbst über FinanzOnline — Kasse und Signatur- beziehungsweise Siegelerstellungseinheit, binnen eines Monats.
Beides hängt trotzdem zusammen, und zwar an einer Stelle, die viele Betriebe überrascht: Eine Kartenzahlung zählt nach § 131b BAO als Barumsatz. Wer ein Terminal aufstellt, kann dadurch überhaupt erst registrierkassenpflichtig werden — nämlich ab 15.000 Euro Jahresumsatz und über 7.500 Euro Barumsatz. Die Reihenfolge lohnt sich also: erst klären, was das Terminal steuerlich auslöst, dann den Antrag stellen.
Wie lange es dauert, sagen wir hier bewusst nicht
Zu Bearbeitungs- und Freischaltdauern gibt es für Österreich keine veröffentlichten Angaben. Wir könnten die deutschen Werte übernehmen — das wäre aber falsch: Die häufig zitierten neun Arbeitstage stammen von PAYONE und gelten ausdrücklich nur für E-Commerce in Deutschland.
Eine Zahl, die wir nicht belegen können, gehört nicht auf diese Seite. Was wir stattdessen sagen können: Die Dauer hängt fast immer an der Vollständigkeit der Unterlagen und an der Frage, wie schnell sich die wirtschaftlichen Eigentümer klären lassen. Beides können Sie vorbereiten, bevor das Verfahren überhaupt beginnt.
Was Sie vor dem ersten Gespräch beisammen haben sollten
- 01Rechtsform und Registerstand
- Firmenbuchnummer beziehungsweise ZVR-Zahl. Den Auszug selbst ziehen Sie besser erst, wenn der Vertrag ansteht — siehe oben.
- 02Vertretungsbefugnis
- Wer zeichnet allein, wer nur gemeinsam? Bei gemeinsamer Vertretung müssen beide Personen identifiziert werden, und das ist der häufigste Grund für Verzögerung.
- 03Wirtschaftliche Eigentümer
- Bei verschachtelten Beteiligungen die Kette bis zur natürlichen Person. Je unklarer die Struktur, desto länger die Prüfung.
- 04Art des Geschäfts
- Was Sie verkaufen, an wen und über welche Kanäle. Das ist keine Neugier, sondern die nach § 6 FM-GwG verlangte Erhebung von Zweck und Art der Geschäftsbeziehung.
- 05Bankverbindung des Betriebs
- Das Konto, auf das die Gutschriften laufen sollen — lautend auf den Vertragspartner, nicht auf eine Privatperson daneben.
Häufige Fragen zu Unterlagen und Prüfung
Wie alt darf mein Firmenbuchauszug sein?
Eine feste Grenze gibt es in Österreich nicht. Verlangt ist angemessene Aktualität, also ein unmittelbarer zeitlicher Zusammenhang zwischen Auszug und Vertragsbeginn; nach der Rechtsprechung des Verwaltungsgerichtshofes kann im Einzelfall schon ein wenige Tage alter Auszug zu alt sein. Die aus Deutschland bekannten sechs Monate sind die Hausregel eines Anbieters und kein Maßstab für Österreich.
Warum will jemand wissen, wem meine GmbH wirtschaftlich gehört?
Weil § 6 FM-GwG es verlangt. Die Identifizierung der wirtschaftlichen Eigentümer ist eine eigenständige Sorgfaltspflicht neben der Identifizierung des Kunden. Ein Zahlungsinstitut, das darauf verzichtet, verstößt gegen seine Pflichten als Verpflichteter — es kann davon also nicht absehen.
Brauche ich eine UID-Nummer, um Karten annehmen zu können?
Nach dem FM-GwG nicht. Die UID-Nummer ist umsatzsteuerlich begründet und wird in der Praxis häufig mit abgefragt, ist aber keine Voraussetzung des Aufnahmeverfahrens. Wenn sie verlangt wird, fragen Sie ruhig nach, wofür.
Muss ich meine Registrierkasse anmelden, bevor das Terminal kommt?
Die beiden Vorgänge sind getrennt. Die Meldung von Kasse und Signatureinheit läuft über FinanzOnline und ist Ihre eigene Pflicht, nicht die des Zahlungsdienstleisters. Wichtig ist die Reihenfolge im Kopf: Weil die Kartenzahlung als Barumsatz zählt, kann das Terminal die Kassenpflicht erst auslösen.
Kann die Prüfung auch nach Vertragsschluss noch einmal aufleben?
Ja. § 6 FM-GwG verlangt laufende Überwachung und aktuelle Daten. Eine Nachfrage nach Jahren ist deshalb der Normalfall des Gesetzes und kein Hinweis darauf, dass an Ihrem Betrieb etwas beanstandet würde.
Gilt das alles auch für einen Verein?
Ja, mit dem ZVR-Auszug an der Stelle des Firmenbuchauszugs. Geprüft werden dieselben Punkte: Bestand, Name, Rechtsform, Vertretungsbefugnis und Sitz. Bei Vereinen ist die Vertretungsbefugnis erfahrungsgemäß der Punkt, der die meiste Zeit kostet, weil Funktionen wechseln und das Register nicht immer nachgezogen ist.
Stand der Angaben
Rechtsgrundlagen sind das FM-GwG in geltender Fassung (RIS) sowie das ZaDiG 2018; die steuerlichen Angaben stammen aus § 131b BAO und der Darstellung des USP. Die Aussagen zum FMA-Rundschreiben über die Sorgfaltspflichten zur Prävention von Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung geben dessen Inhalt sinngemäß wieder: Der Rundschreibentext selbst war beim Abruf am 28. August 2026 nicht direkt erreichbar. Wir zitieren ihn deshalb bewusst nicht wörtlich.
Die Feststellungen zu den Anbieterseiten beziehen sich auf den Abrufstand vom 28. August 2026 und können sich ändern. Diese Seite ist eine kaufmännische Einordnung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.