Zwei Geräte, zwei Aufgaben
Ein Kartenterminal hat genau eine Aufgabe: Es liest die Karte, holt die Freigabe ein und erzeugt einen Zahlungsbeleg. Was verkauft wurde, interessiert es nicht — für das Terminal sind 4,80 Euro Brötchen und 4,80 Euro Motorenöl derselbe Vorgang. Die Kasse dagegen führt den Verkauf: Sie kennt Artikel, Preise, Steuersätze, Rabatte und die Person, die kassiert hat. Erst beide zusammen ergeben einen Vorgang, den Sie am Abend nachvollziehen können.
In vielen Betrieben stehen die zwei Geräte nebeneinander, ohne voneinander zu wissen. Die Kasse rechnet den Betrag aus, jemand tippt ihn am Terminal ein zweites Mal ein. Das geht gut, bis der erste Zahlendreher passiert: Am Abend fehlen neun Euro, und niemand weiß mehr, an welchem Bon. In einer Bäckerei mit 400 Bons am Tag findet das niemand wieder — man schreibt es ab und ärgert sich.
Deshalb gehören die Auswahl der Kasse und die Auswahl des Terminals zusammen. Wer zuerst die Kasse kauft und erst danach fragt, ob ein Terminal daran passt, hat die Reihenfolge umgedreht und zahlt das meistens mit einer Insellösung. Die Frage lautet nicht: Welche Kasse ist die beste? Sondern: Welche Kasse bildet meinen Arbeitsablauf ab und lässt sich sauber an ein Terminal anbinden?
Was ein Kassensystem im Alltag leisten muss
Die Funktionslisten der Anbieter sind lang. Diese acht Punkte entscheiden, ob die Kasse im Betrieb trägt oder nach vier Wochen zur Last wird.
- 01Artikel und Preise verwalten
- Jede Position braucht Bezeichnung, Preis, Steuersatz und Warengruppe. Klingt banal, ist es nicht: Wer im Lokal Speisen im Haus und außer Haus mit unterschiedlichen Steuersätzen verkauft, muss beides am selben Artikel hinterlegen können — sonst wird jeder Außer-Haus-Verkauf zur Handarbeit.
- 02Schnell erfassen
- Der Weg vom Wunsch des Kunden bis zur fertigen Rechnung sollte wenige Berührungen brauchen. Favoritentasten für die zwanzig meistverkauften Artikel bringen an der Theke mehr als jede Auswertungsfunktion, weil sie in der Mittagsspitze jeden Tag Sekunden spart.
- 03Zahlungsarten sauber trennen
- Bar, Karte, Gutschein, Rechnung, Anzahlung: Die Kasse muss je Vorgang festhalten, womit bezahlt wurde, und Teilzahlungen zulassen. Ohne diese Trennung lässt sich am Abend nicht prüfen, ob der Bargeldbestand zur Kasse passt.
- 04Belege ausgeben
- Der Beleg muss gedruckt oder digital zur Verfügung stehen und die gesetzlich geforderten Angaben tragen. Das ist Aufgabe der Kasse, nicht des Terminals — der Zahlungsbeleg aus dem Terminal ist ein anderes Dokument mit anderem Zweck.
- 05Tagesabschluss machen
- Ein Abschluss, der Umsatz nach Zahlungsart, Warengruppe und Steuersatz aufschlüsselt, ist die Grundlage jeder Kassenkontrolle. Wichtig ist, dass der Abschluss der Kasse und der Kassenschnitt des Terminals zeitlich zusammenfallen, sonst vergleichen Sie zwei verschiedene Zeiträume.
- 06Auswerten
- Welcher Artikel trägt den Umsatz, welche Stunde ist die stärkste, welcher Tisch dreht am schnellsten? Eine Kasse, die diese Fragen beantwortet, ist ein Steuerungswerkzeug. Eine, die nur Summen zeigt, ist eine bessere Schublade.
- 07Benutzer und Rechte trennen
- Wer darf stornieren, wer darf Preise ändern, wer sieht den Tagesumsatz? Jede Buchung sollte einem Benutzer zugeordnet sein. In der Gastronomie heißt das Kellnerschloss, im Handel Benutzeranmeldung — gemeint ist dasselbe.
- 08An die Buchhaltung übergeben
- Die Kassendaten müssen in einem auswertbaren Format aus dem System herauskommen, auch Jahre später und auch nach einem Anbieterwechsel. Fragen Sie vor dem Kauf, in welchem Format exportiert wird und wie lange die Daten verfügbar bleiben.
Vier Wege, eine Kasse zu bauen
Nicht die Marke unterscheidet die Systeme, sondern die Bauform. Sie entscheidet über Platzbedarf, Zubehör und darüber, wie das Terminal angebunden wird.
Fester Kassenplatz
Bildschirm, Rechner, Bondrucker, Lade und Scanner an einem festen Platz. Die robusteste Variante für hohe Bonzahlen und großes Sortiment.
Welche Bauform zu welchem Betrieb passt
Die Grenze verläuft weniger zwischen Branchen als zwischen Bonzahl, Sortimentsgröße und der Frage, ob im Sitzen oder im Stehen kassiert wird.
| Bauform | Passt zu | Stärke | Grenze |
|---|---|---|---|
| Tablet-Kasse | Café, Foodtruck, Salon, Hofladen, Marktstand | Geringer Platzbedarf, schnelle Einrichtung, mobil einsetzbar | Akku, Displaygröße und Reinigung im rauen Betrieb |
| SmartPOS mit Kassen-App | Lieferdienst, Kleinstbetrieb, Zweitkasse, Saisonstand | Ein Gerät für Kasse und Zahlung, kein Anbindungsthema | Kleiner Bildschirm, begrenzter Artikelstamm, kein Scannerarbeitsplatz |
| Fester Kassenplatz | Bäckerei, Supermarkt, Apotheke, Fachhandel | Hohe Bonzahl, viel Peripherie, robuste Tastatur oder Touch | Ortsgebunden, aufwändiger im Aufbau und beim Umzug |
| Kasse plus PIN-Pad | Betriebe mit vorhandener Kassensoftware | Kasse bleibt, nur die Zahlung wird ausgetauscht | Setzt eine Kasse voraus, die eine Terminalanbindung beherrscht |
| Kasse plus mobiles Terminal | Restaurant, Werkstatt, Außendienst, Hotel | Betrag wandert an den Tisch oder zum Fahrzeug | Akku- und Funkabdeckung müssen im Haus tragen |
Die Bauform legt fest, welches Zubehör Sie zusätzlich brauchen — vom Bondrucker bis zur Kassenlade. Das ist beim Vergleich zweier Angebote oft der größere Posten als die Software selbst.
Ab wann Ihr Gerät als Kasse gilt
Das ist die meistunterschätzte Frage im ganzen Thema. In Deutschland regelt § 146a Abgabenordnung, dass elektronische Aufzeichnungssysteme durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt sein müssen — die TSE aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und digitaler Schnittstelle. Ein reines Kartenterminal ohne Kassenfunktion ist kein solches Aufzeichnungssystem und braucht keine TSE. Sobald auf demselben Gerät aber eine Kassen-App mit Artikelverwaltung und Bonierung läuft, ist es ein Kassensystem — mit allem, was daran hängt.
Die Kassensicherungsverordnung nennt in § 1 auch, was ausdrücklich nicht erfasst ist: Fahrscheinautomaten und Fahrscheindrucker, Parkscheinautomaten und Kassen der Parkraumbewirtschaftung, Ladesysteme für Elektro- und Hybridfahrzeuge, elektronische Buchhaltungsprogramme, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten sowie Geld- und Warenspielgeräte. Ausdrücklich einbezogen sind dagegen EU-Taxameter und Wegstreckenzähler — für Taxi- und Mietwagenbetriebe ist das seit Anfang 2026 der entscheidende Punkt.
Rechtsstand dieser Darstellung ist August 2026. Sie ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung — die Einordnung Ihres konkreten Systems gehört mit Ihrer Steuerberatung besprochen, bevor Sie kaufen. Nachrüsten ist regelmäßig teurer, als gleich das passende System zu wählen.
Deutschland: die Pflichten, die mit der Kasse kommen
Wer ein elektronisches Kassensystem einsetzt, übernimmt damit einen festen Satz an Pflichten. Sie treffen den Betrieb, nicht den Kassenhersteller.
- 01Zertifizierte TSE
- Jeder aufzeichnungspflichtige Vorgang muss durch eine TSE abgesichert sein. Die Zertifizierung erfolgt nach der Technischen Richtlinie BSI TR-03153 durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik. Lassen Sie sich das Zertifikat des eingesetzten Moduls zeigen.
- 02Belegausgabe
- Dem Kunden ist unmittelbar ein Beleg zur Verfügung zu stellen. Papier ist der Regelfall; elektronisch geht nur mit Zustimmung des Empfängers. Bei Verkauf an eine Vielzahl nicht bekannter Personen kann die Finanzbehörde auf Antrag aus Zumutbarkeitsgründen befreien.
- 03Pflichtangaben auf dem Beleg
- Name und Anschrift des Unternehmens, Datum und Zeitpunkt von Vorgangsbeginn und Vorgangsende, Menge und Art der Leistung, Transaktionsnummer, Entgelt und Steuerbetrag, Seriennummer von Kasse und TSE sowie Prüfwert und Signaturzähler. Alternativ dürfen diese Angaben aus einem QR-Code auslesbar sein.
- 04Meldung ans Finanzamt
- Anschaffung und Außerbetriebnahme sind innerhalb eines Monats mitzuteilen, über das Mitteilungsverfahren in ELSTER. Gemeldet wird immer die gesamte Betriebsstätte in einer einheitlichen Mitteilung — wer ein Gerät nachmeldet, meldet alle Geräte dieser Betriebsstätte erneut.
- 05Kassen-Nachschau
- Nach § 146b AO dürfen Amtsträger ohne Ankündigung während der üblichen Geschäftszeiten prüfen, ob die Kasse ordnungsgemäß eingesetzt wird, und Daten über die digitale Schnittstelle anfordern. Aus der Nachschau kann ohne weitere Anordnung eine Außenprüfung werden.
- 06Aufbewahrung
- Nach § 147 Abs. 3 AO gelten zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für die übrigen steuerlich relevanten Unterlagen. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres.
- 07Sanktionen
- Wer ein Aufzeichnungssystem nicht oder nicht richtig verwendet oder nicht schützt, begeht eine Steuergefährdung nach § 379 AO — bedroht mit einer Geldbuße bis zu 25.000 Euro. Derselbe Paragraf trifft übrigens auch Anbieter, die nicht konforme Kassensoftware bewerben oder in Verkehr bringen.
Österreich: Kartenzahlung zählt als Barumsatz
In Österreich liegt der entscheidende Satz nicht im Kassenrecht, sondern in der Definition des Barumsatzes. Als Barumsatz gilt neben der Barzahlung auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte sowie mit dem Mobiltelefon; ebenso die Hingabe von Barschecks und von Gutscheinen, die der Betrieb selbst ausgegeben hat. Nicht als Barumsatz gelten nachträgliche Zahlungen per Erlagschein oder Überweisung.
Daraus folgt eine Konsequenz, die viele Betriebe überrascht: Wer Bargeld abschafft und nur noch Bankomatkarte akzeptiert, entkommt der Registrierkasse nicht. Die Registrierkassenpflicht nach § 131b BAO greift, wenn beide Grenzen überschritten sind — mehr als 15.000 Euro Jahresumsatz je Betrieb und mehr als 7.500 Euro Barumsatz im Jahr. Sie beginnt mit dem viertfolgenden Monat nach Ende des Voranmeldungszeitraums, in dem die Grenzen erstmals überschritten wurden.
Unabhängig davon bestehen die Einzelaufzeichnungspflicht und die Belegerteilungspflicht nach § 132a BAO. Ein Kleinstbetrieb unterhalb der Grenzen muss also trotzdem jeden Umsatz einzeln aufzeichnen und jedem Kunden einen Beleg aushändigen. Eine österreichische Besonderheit: Der Kunde muss den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb der Geschäftsräume mitnehmen — in Deutschland trifft die Pflicht nur den Unternehmer. Auch dieser Abschnitt gibt den Stand August 2026 wieder und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Deutschland und Österreich nebeneinander
Die beiden Systeme sehen von außen ähnlich aus und funktionieren im Detail unterschiedlich. Ein übersetzter deutscher Text ist in Österreich an mehreren Stellen schlicht falsch.
| Thema | Deutschland | Österreich |
|---|---|---|
| Pflicht zur elektronischen Kasse | Keine allgemeine Pflicht; die offene Ladenkasse bleibt zulässig | Registrierkassenpflicht ab 15.000 Euro Jahresumsatz und über 7.500 Euro Barumsatz |
| Zählt Kartenzahlung als Barumsatz? | Diese Kategorie kennt das deutsche Recht in dieser Form nicht | Ja — Bankomat-, Kredit- und Mobilzahlung sind Barumsatz |
| Technischer Manipulationsschutz | Zertifizierte TSE nach KassenSichV, wenn eine E-Kasse eingesetzt wird | Signatur- oder Siegelerstellungseinheit nach RKSV, maschinenlesbarer Code am Beleg |
| Meldung der Kasse | Innerhalb eines Monats über ELSTER, betriebsstättenweise gebündelt | Registrierung von Kasse und Signatureinheit über FinanzOnline |
| Wiederkehrende Belegpflichten | Keine Start-, Monats- oder Jahresbelege vorgesehen | Startbeleg, Monatsbeleg und Jahresbeleg; Prüfung des Jahresbelegs bis 15. Februar |
| Beleg für den Kunden | Unternehmer muss ausgeben, Kunde darf liegen lassen | Kunde muss den Beleg entgegennehmen und mitnehmen |
| Aufbewahrung | Zehn, acht oder sechs Jahre je nach Unterlagenart | Sieben Jahre für Belegzweitschrift und Datenerfassungsprotokoll |
| Wort für die Debitkarte | girocard | Bankomatkarte |
Stand August 2026. Die Übersicht ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung; maßgeblich sind die jeweiligen Gesetzestexte und die Auskunft Ihrer Beratung.
Was in Deutschland geplant ist — und noch nicht gilt
Im Koalitionsvertrag vom April 2025 ist angekündigt, für Geschäfte mit mehr als 100.000 Euro Jahresumsatz eine Registrierkassenpflicht einzuführen; im Gegenzug soll die Belegausgabepflicht entfallen. In der Berichterstattung des Jahres 2026 werden sowohl 2027 als auch 2028 als Startzeitpunkt genannt, außerdem ein Ersatz des Papierbelegs durch einen digitalen Beleg bei fortbestehendem Anspruch des Kunden auf Papier.
Wichtig ist die Einordnung: Das ist ein Vorhaben, kein geltendes Recht. Solange nichts im Bundesgesetzblatt steht, bleibt es dabei, dass in Deutschland niemand gezwungen ist, überhaupt eine elektronische Kasse einzusetzen. Wer heute eine Kasse anschafft, tut das aus betrieblichen Gründen — nicht, weil eine Frist drückt.
Für die Geräteauswahl heißt das trotzdem etwas: Wer ohnehin vor einer Anschaffung steht, sollte ein System wählen, das eine zertifizierte TSE bereits enthält oder nachrüstbar ist. Eine Kasse, die diesen Weg nicht kennt, ist in dem Moment wertlos, in dem sich die Rechtslage ändert.
Was mit einer angebundenen Kasse wegfällt
Übrig bleibt ein Abschluss, bei dem Kassenumsatz und Kartenumsatz von allein zusammenpassen — und der im Zweifel auch einer Prüfung standhält.
Weiterlesen
Die vier Vertiefungen zu diesem Thema.
Häufige Fragen zur Kasse
Brauche ich überhaupt eine Kasse, oder reicht das Terminal?
Für die reine Zahlung reicht das Terminal. Sobald Sie aber wissen wollen, welche Artikel sich verkaufen, wie sich der Umsatz auf Steuersätze verteilt und ob der Bargeldbestand stimmt, brauchen Sie eine Kasse. In Österreich kommt hinzu, dass Kartenzahlungen als Barumsatz gelten und damit in die Registrierkassenpflicht hineinzählen — dort ist die Frage oft schon beantwortet, bevor Sie sie stellen.
Braucht mein Kartenterminal eine TSE?
Ein reines Kartenterminal ohne Kassenfunktion ist kein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne der Kassensicherungsverordnung und benötigt keine TSE. Läuft auf dem Gerät zusätzlich eine Kassen-App mit Artikelverwaltung und Bonierung, ändert sich die Einordnung: Dann handelt es sich um ein Kassensystem, und die TSE-Pflicht greift. Diese Auskunft ersetzt keine Steuerberatung.
Ist der Zahlungsbeleg aus dem Terminal mein Kassenbeleg?
Nein. Der Zahlungsbeleg dokumentiert die Kartentransaktion mit Terminalkennung, Trace-Nummer und Genehmigung. Der Kassenbeleg dokumentiert den Geschäftsvorfall mit Artikeln, Steuersätzen und den gesetzlich geforderten Angaben. Das sind zwei verschiedene Dokumente mit zwei verschiedenen Rechtsgrundlagen — in Deutschland wie in Österreich.
Kann ich meine vorhandene Kasse behalten?
In den meisten Fällen ja. Entscheidend ist, ob Ihre Kassensoftware eine Terminalanbindung beherrscht und ob der Kassenhersteller die Kombination mit dem gewünschten Gerät freigegeben hat. Nennen Sie im Gespräch Hersteller, Softwarename und Version — daran lässt sich in wenigen Minuten klären, welcher Anbindungsweg in Frage kommt.
Wie viele Kassenplätze brauche ich?
Rechnen Sie über die Spitze, nicht über den Durchschnitt. Eine Bäckerei mit einer Schlange von zwölf Personen zwischen sieben und neun Uhr braucht zwei Kassenplätze, auch wenn der Rest des Tages mit einem auskommt. Dasselbe gilt für die Zahl der Terminals: Ein Gerät, das zwischen zwei Kassen hin- und hergereicht wird, kostet mehr Zeit, als das zweite Gerät wert wäre.
Was passiert mit meinen Kassendaten, wenn ich den Anbieter wechsle?
Das gehört vor Vertragsschluss geklärt. Die Aufbewahrungsfristen laufen weiter, auch wenn das System nicht mehr im Einsatz ist — in Deutschland je nach Unterlagenart bis zu zehn Jahre, in Österreich sieben Jahre für Belegzweitschrift und Datenerfassungsprotokoll. Lassen Sie sich zusagen, in welchem Format Sie exportieren können und wie lange Sie Zugriff behalten.