Worum es geht
Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzt, muss das dem zuständigen Finanzamt mitteilen. Das steht in § 146a Abs. 4 der Abgabenordnung und gehört zu derselben Norm, aus der auch die TSE-Pflicht und die Belegausgabepflicht folgen. Mitzuteilen sind der Name des Steuerpflichtigen, die Steuernummer, die Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung sowie Art, Anzahl und Seriennummern der eingesetzten Systeme.
Neu ist daran nicht die Pflicht, sondern das Verfahren. Nach dem BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 steht die elektronische Mitteilung seit dem 1. Januar 2025 zur Verfügung. Vorher gab es die Pflicht auf dem Papier, aber keinen Weg, sie zu erfüllen — deshalb hat sie viele Betriebe jahrelang nicht erreicht und taucht jetzt unvermittelt in Beratungsgesprächen auf.
Die Meldung ist kein Antrag und keine Genehmigung. Sie wird abgegeben, nicht beschieden. Wer sie versäumt, bekommt keinen ablehnenden Bescheid, sondern fällt im Zweifel erst bei einer Prüfung auf — und dann in einem Zusammenhang, in dem ohnehin die gesamte Kassenführung betrachtet wird.
Ihr Kartenterminal wird nicht gemeldet
Der wichtigste Satz zuerst, weil er in der Beratung regelmäßig anders ankommt: Ein Kartenterminal ohne Kassenfunktion ist kein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne der Kassensicherungsverordnung. Es braucht keine TSE, und es wird nicht gemeldet. Die Meldepflicht knüpft an das System an, das Ihre Geschäftsvorfälle aufzeichnet — nicht an das Gerät, das den Betrag kassiert.
Der Unterschied liegt in dem, was das Gerät weiß. Ein Terminal kennt einen Betrag, eine Uhrzeit und eine Autorisierung. Eine Kasse kennt Artikel, Mengen, Steuersätze und Vorgangsnummern. Sobald ein SmartPOS-Gerät eine Kassen-App mit Artikelverwaltung und Bonierung mitbringt, ist es eine Kasse — und wandert damit vollständig in die Meldepflicht, mit Seriennummer und TSE-Angabe.
Verwechselt wird außerdem gern die Nummer. Die Terminal-ID und die Seriennummer Ihres Terminals sind Angaben aus dem Zahlungsverkehr; sie stehen auf dem Zahlungsbeleg und im Händlerportal und werden für Störungsmeldungen gebraucht. In die Kassenmeldung gehören die Seriennummer des Kassensystems und die Art der Sicherheitseinrichtung. Zwei Welten, zwei Nummernkreise.
Die Fristen im Überblick
Drei Konstellationen, die sich in der Praxis überschneiden — und eine Frist, die bereits abgelaufen ist und deshalb nachgeholt werden muss statt eingehalten.
| Fall | Frist | Status zum 1. August 2026 |
|---|---|---|
| Elektronisches Verfahren nutzbar | seit 1. Januar 2025 | verfügbar |
| System vor dem 1. Juli 2025 angeschafft | Mitteilung bis 31. Juli 2025 | Frist abgelaufen — Meldung ist nachzuholen |
| System ab dem 1. Juli 2025 angeschafft | innerhalb eines Monats nach Anschaffung | laufende Pflicht |
| System außer Betrieb genommen | innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme | laufende Pflicht |
Die Angaben folgen dem BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 und § 146a Abs. 4 AO, Stand 1. August 2026. Ob und wie eine verspätete Nachmeldung im Einzelfall zu behandeln ist, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung — dazu äußern wir uns nicht.
Was in die Mitteilung gehört — und woher Sie es bekommen
Vier Angaben verlangt das Gesetz. Die ersten beiden haben Sie, die letzten beiden müssen Sie sich in der Regel geben lassen.
- 01Name des Steuerpflichtigen
- Der Betrieb, dem die Aufzeichnungen zuzurechnen sind. Bei mehreren Gesellschaften an einem Standort ist das die Stelle, an der die häufigsten Fehler entstehen — gemeldet wird nicht der Standort, sondern der Steuerpflichtige mit seinen Betriebsstätten.
- 02Steuernummer
- Die des meldenden Betriebs. Über sie ordnet die Finanzverwaltung die Mitteilung zu; sie bestimmt zugleich, welches Finanzamt zuständig ist.
- 03Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
- Die Angabe kommt vom Kassenhersteller oder Ihrem Kassendienstleister. Zertifiziert wird nach der Technischen Richtlinie BSI TR-03153 durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik. Lassen Sie sich das Zertifikat der eingesetzten Sicherheitseinrichtung schriftlich geben — Sie brauchen es für die Meldung und im Prüfungsfall.
- 04Art, Anzahl und Seriennummern der Systeme
- Jedes eingesetzte Aufzeichnungssystem mit seiner Seriennummer. Bei mehreren Kassen in einem Betrieb also eine vollständige Liste, nicht ein Beispielgerät. Die Nummern stehen auf dem Gerät, in der Kassensoftware und in Ihrer Anschaffungsrechnung — im Zweifel stimmen nicht alle drei überein, dann gilt die des Geräts.
Die drei Übermittlungswege
Der einfachste Weg für einen einzelnen Betrieb ist die Direkteingabe im ELSTER-Formular "Mitteilungsverfahren nach § 146a Absatz 4 AO" auf elster.de. Wer ohnehin ein ELSTER-Zertifikat für die Umsatzsteuervoranmeldung hat, braucht dafür nichts Zusätzliches.
Für Betriebe mit vielen Systemen gibt es den Upload einer XML-Datei in MEIN ELSTER. Das ist der übliche Weg, wenn eine Filialstruktur gemeldet wird und die Angaben ohnehin aus einem System exportiert werden. Der dritte Weg ist die Datenübertragung unmittelbar aus einer Software über die ERiC-Schnittstelle — den nutzen in der Regel Steuerkanzleien und Kassendienstleister.
Welchen Weg Sie wählen, ändert nichts am Inhalt. Alle drei übermitteln dieselben vier Angaben, und alle drei unterliegen demselben Betriebsstättenprinzip, um das es im nächsten Abschnitt geht.
Das Betriebsstättenprinzip — die häufigste Falle
Es sind stets alle in einer Betriebsstätte eingesetzten Aufzeichnungssysteme in einer einheitlichen Mitteilung zu übermitteln. Dieser Satz klingt harmlos und hat eine unangenehme Folge: Wer ein einzelnes Gerät nachmeldet, muss die gesamte Betriebsstätte erneut vollständig melden. Eine Ergänzungsmeldung für nur ein Gerät gibt es nicht.
Praktisch heißt das: Bevor Sie eine zusätzliche Kasse melden, brauchen Sie den aktuellen, vollständigen Bestand dieser Betriebsstätte — mit allen Seriennummern und allen Angaben zur Sicherheitseinrichtung. Wer diese Liste nicht führt, sucht sie im Zweifel unter Zeitdruck zusammen, weil die Monatsfrist ab Anschaffung läuft und nicht ab dem Moment, in dem das Gerät zum ersten Mal benutzt wird.
Bei mehreren Filialen wird je Betriebsstätte gemeldet. Eine neue Filiale bekommt eine eigene Mitteilung mit allen dort eingesetzten Systemen; ein Gerätetausch in einer bestehenden Filiale löst eine vollständige Neumeldung genau dieser Filiale aus — und nicht der übrigen. Führen Sie deshalb eine Bestandsliste je Betriebsstätte, nicht eine für das gesamte Unternehmen.
Kassen-Nachschau: wo die Meldung praktisch wird
Nach § 146b AO dürfen Amtsträger der Finanzbehörde ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsräume betreten, um die Kassenaufzeichnungen und deren ordnungsgemäßen Einsatz zu prüfen. Auf Verlangen sind Unterlagen vorzulegen und Auskünfte zu erteilen; bei digitalen Daten kann die Übermittlung über die einheitliche digitale Schnittstelle verlangt werden, und die Kosten dafür trägt der Steuerpflichtige.
Der zweite Absatz derselben Norm ist der, der in der Praxis wehtut: Wenn die bei der Nachschau getroffenen Feststellungen dazu Anlass geben, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden. Der Übergang erfolgt schriftlich. Aus einem unangekündigten Blick auf die Kasse wird damit im ungünstigen Fall eine vollständige Prüfung.
Für die Meldung heißt das: Sie ist nicht das eigentliche Risiko, aber sie ist der erste Abgleich. Ein Gerät im Laden, das in keiner Mitteilung auftaucht, ist eine naheliegende erste Frage — und sie lässt sich mit einer gepflegten Bestandsliste in zwei Minuten beantworten.
Sanktionen: was § 379 AO tatsächlich sagt
Als Steuergefährdung mit Bußgeld bedroht ist nach § 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 bis 6 AO, wer vorsätzlich oder leichtfertig ein elektronisches Aufzeichnungssystem nicht oder nicht richtig verwendet, wer ein solches System nicht oder nicht richtig schützt — also ohne zertifizierte Sicherheitseinrichtung betreibt — oder wer gewerbsmäßig ein solches System beziehungsweise eine entsprechende Software bewirbt oder in den Verkehr bringt. Diese Tatbestände können nach § 379 Abs. 6 AO mit einer Geldbuße bis zu 25.000 Euro geahndet werden.
Wir nennen diese drei Tatbestände so genau, weil im Netz häufig verkürzt wird, die unterlassene Meldung selbst koste 25.000 Euro. Das geben unsere Quellen nicht her: Der Bußgeldrahmen ist belegt, die ausdrückliche Zuordnung einer versäumten Mitteilung zu einem dieser Tatbestände ist es nicht. Wie eine verspätete oder unterbliebene Meldung im Einzelfall gewürdigt wird, ist eine Frage an Ihre Steuerberatung — und kein Grund, sie zu unterlassen.
Bemerkenswert ist die dritte Variante aus einem anderen Grund: Sie richtet sich an Anbieter, nicht an Betriebe. Wer Kassensysteme oder Kassensoftware ohne zertifizierte Sicherheitseinrichtung bewirbt oder ausliefert, ist selbst Adressat der Norm. Das ist ein guter Prüfstein für jedes Angebot, das Ihnen eine Kasse verkaufen will.
Wer ist wofür zuständig?
Die Pflichten des Kassenrechts treffen den Betrieb. Was ein Netzbetreiber beitragen kann, sind Daten — die Verantwortung wandert dadurch nicht.
| Pflicht | Betrieb | Netzbetreiber | Acquirer |
|---|---|---|---|
| TSE nach § 146a Abs. 1 AO | ja, bei elektronischer Kasse | nur als Anbieter von Kassensoftware | nein |
| Belegausgabe nach § 146a Abs. 2 AO | ja | nein | nein |
| Kassenmeldung nach § 146a Abs. 4 AO | ja | nein, kann aber Daten liefern | nein |
| Aufbewahrung nach § 147 AO | ja | ja, für die eigene Buchführung | ja, für die eigene Buchführung |
| Kassen-Nachschau nach § 146b AO | ja, duldungspflichtig | nein | nein |
Kein Anbieter kann eine kassenrechtliche Pflicht übernehmen. Wer das verspricht, hat entweder die Norm nicht gelesen oder hofft, dass Sie es nicht tun.
Aufbewahrung: die Fristen, die danach laufen
Mit der Meldung ist es nicht getan — die Daten müssen auch verfügbar bleiben. Nach § 147 Abs. 3 AO gelten zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für die übrigen steuerlich relevanten Unterlagen. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Aufzeichnung entstanden oder der Beleg empfangen beziehungsweise abgesandt wurde.
Kartenumsätze sind Buchungsbelege. Für ein Händlerportal mit Transaktionsarchiv heißt das: Die Daten müssen unveränderbar, nachvollziehbar und maschinell auswertbar bleiben — und zwar über die Aufbewahrungsfrist hinweg. Fragen Sie deshalb vor Vertragsschluss, wie lange Sie nach einem Anbieterwechsel noch an Ihre eigenen Daten kommen und in welchem Format Sie sie exportieren können. Das ist eine der unauffälligsten und ärgerlichsten Lücken in Verträgen dieses Marktes.
Häufige Fragen zur Kassenmeldung
Ich habe nur ein Kartenterminal und eine offene Ladenkasse. Muss ich melden?
Nein. Die Mitteilungspflicht knüpft an elektronische Aufzeichnungssysteme an. Eine offene Ladenkasse ist keines, und ein Terminal ohne Kassenfunktion auch nicht. Ordnungsgemäß führen und aufbewahren müssen Sie Ihre Aufzeichnungen trotzdem.
Ich habe die Frist 31. Juli 2025 verpasst. Was jetzt?
Die Meldung nachholen und mit der Steuerberatung besprechen, ob dazu etwas erläutert werden sollte. Eine Frist, die abgelaufen ist, lässt sich nicht mehr einhalten — sie durch Nichtstun weiter zu verlängern, verbessert die Lage aber in keinem denkbaren Szenario.
Wir tauschen eine von vier Kassen aus. Melden wir nur die neue?
Nein. Gemeldet wird die gesamte Betriebsstätte in einer einheitlichen Mitteilung. Sie übermitteln also erneut alle vier Systeme dieser Betriebsstätte, mit dem aktuellen Stand. Andere Filialen bleiben davon unberührt.
Übernimmt der Kassenhersteller die Meldung für uns?
Manche Dienstleister übermitteln über die ERiC-Schnittstelle aus ihrer Software. Die Pflicht bleibt trotzdem beim Betrieb — sie ist nicht übertragbar. Lassen Sie sich in diesem Fall die abgegebene Mitteilung aushändigen und legen Sie sie zu Ihren Unterlagen.
Wo finde ich die Seriennummer der Sicherheitseinrichtung?
In der Kassensoftware, auf dem Zertifikat der Sicherheitseinrichtung und in der Regel auf jedem Kassenbeleg — die Seriennummern von Kasse und Sicherheitseinrichtung gehören zu den Pflichtangaben des Belegs. Wenn Sie sie dort nicht finden, ist das für sich genommen schon ein Befund.
Gilt das alles in Österreich genauso?
Nein, und zwar grundlegend nicht. Österreich hat eine eigene Registrierkassenpflicht mit eigenen Umsatzgrenzen, eigener Belegerteilungspflicht und Meldung über FinanzOnline statt ELSTER. Wer beide Märkte bedient, darf diese Seite nicht übersetzen — sie gilt ausschließlich für Deutschland.
Was wir hier nicht anbieten
Wir können Ihnen die Daten liefern, die aus unserem Bereich stammen. Die Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO gibt der Steuerpflichtige ab — daran ändert kein Vertrag etwas, und kein Anbieter sollte etwas anderes behaupten.
Rechtsstand und Vorbehalt
Die Angaben geben den Rechtsstand vom 1. August 2026 wieder und stützen sich auf § 146a, § 146b, § 147 und § 379 AO sowie auf das BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 zum Mitteilungsverfahren. Zum Verhältnis zwischen einer versäumten Mitteilung und den Bußgeldtatbeständen des § 379 AO äußern wir uns bewusst zurückhaltend, weil unsere Quellen dazu keine ausdrückliche Aussage treffen.
Diese Darstellung ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Steuerberatung. Ob Ihr System der Meldepflicht unterliegt, hängt an seiner Funktion und nicht an seinem Produktnamen — im Zweifel klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie melden oder nicht melden.