Der Ablauf, um den es geht
Ein Gast hat über ein Buchungsportal reserviert, kommt am Abend an und legt an der Rezeption seine Karte vor. Die Rezeption reserviert darauf einen Betrag, der die erwarteten Kosten abdeckt. Am nächsten Morgen frühstückt der Gast, mittags nutzt er den Spa, abends isst er im Hotelrestaurant und lässt anschreiben. Beim Auschecken steht der endgültige Betrag fest, und erst dann wird tatsächlich abgerechnet.
Dieser Ablauf hat drei technische Voraussetzungen, die ein normales Ladenterminal nicht mitbringt: eine Reservierung auf der Karte, die Möglichkeit, diese Reservierung später auf einen abweichenden Betrag abzurechnen, und eine Verbindung zum Hotelprogramm, in dem die Zimmerrechnung geführt wird. Fehlt eine davon, entstehen genau die Probleme, über die sich Rezeptionen beschweren: doppelte Buchungen, festhängende Beträge, unzufriedene Gäste an der Kasse.
Bemerkenswert ist, dass ausgerechnet dieses Kernthema auf den Branchenseiten der meisten Anbieter überhaupt nicht vorkommt. Dort steht, dass Terminals stationär oder mobil einsetzbar sind und kontaktloses Zahlen unterstützen. Das ist richtig und hilft einem Hotel bei genau null Entscheidungen.
Was eine Vorautorisierung ist — und was nicht
Bei einer Vorautorisierung wird geprüft, ob die Karte für die Transaktion geeignet ist. Wird sie genehmigt, reserviert die kartenausgebende Bank einen Betrag auf dem Konto oder dem Kreditrahmen des Gastes. Abgebucht ist damit noch nichts: Das Geld ist blockiert, aber nicht bei Ihnen. Erst wenn Sie die Reservierung abrechnen, fließt tatsächlich ein Betrag — und zwar der, den Sie beim Auschecken angeben, nicht zwingend der reservierte.
Wie lange eine solche Reservierung stehen bleibt, ist nicht einheitlich geregelt. Typisch sind fünf bis sieben Tage; je nach Art der Transaktion kann die Spanne von einem Tag bis zu einem Monat reichen. Das ist der Grund für einen großen Teil aller Gästebeschwerden: Der Gast sieht auf seinem Konto den reservierten Betrag neben der tatsächlichen Abbuchung und glaubt, doppelt belastet worden zu sein. Ein Satz an der Rezeption beim Einchecken verhindert dieses Gespräch beim Auschecken.
Wichtig ist außerdem, die Reservierung freizugeben, wenn sie nicht mehr gebraucht wird — etwa wenn der Gast am Ende bar zahlt oder eine andere Karte verwendet. Andernfalls bleibt der Betrag blockiert, bis er von selbst verfällt. Für den Gast ist das ein echter Nachteil, besonders bei Debitkarten, bei denen das Geld unmittelbar auf dem Girokonto fehlt.
Vorautorisierung Schritt für Schritt
Vier Schritte, die Ihre Rezeption sicher beherrschen muss. Lassen Sie sich jeden davon vor der Inbetriebnahme am echten Gerät vorführen.
| Schritt | Was passiert | Was der Gast merkt | Typischer Fehler |
|---|---|---|---|
| Reservieren beim Einchecken | Die Karte wird geprüft, ein geschätzter Betrag wird auf der Karte blockiert | Der Betrag erscheint als Vormerkung auf dem Konto, ist aber nicht abgebucht | Zu hoch geschätzt — bei Debitkarten fehlt dem Gast das Geld im Alltag |
| Erhöhen während des Aufenthalts | Steigt die offene Summe über den reservierten Betrag, wird nachreserviert | Eine zweite Vormerkung erscheint | Vergessen: Beim Auschecken reicht die Reservierung nicht und die Karte wird abgelehnt |
| Abrechnen beim Auschecken | Die Reservierung wird auf den tatsächlichen Endbetrag abgerechnet | Die endgültige Abbuchung erscheint, die Vormerkung verschwindet nach einigen Tagen | Statt abzurechnen wird eine neue Zahlung gestartet — dann steht beides nebeneinander |
| Freigeben, wenn nicht gebraucht | Die Reservierung wird aufgehoben, weil anders gezahlt wurde | Die Vormerkung fällt weg, je nach Bank mit Verzögerung | Nicht freigegeben — der Betrag bleibt tagelang blockiert und der Gast beschwert sich |
Die Dauer bis zum Verfall einer Reservierung bestimmt nicht das Hotel, sondern die kartenausgebende Bank. Kommunizieren Sie deshalb immer einen Zeitraum, keine feste Zusage.
Was seit der starken Kundenauthentifizierung nicht mehr geht
Seit dem 1. Januar 2021 gilt in Europa, dass Zahlungen eine zusätzliche Bestätigung des Karteninhabers brauchen, wenn Karte und Inhaber nicht anwesend sind. Für die Hotellerie hat das drei alte Gewohnheiten abgeschafft. Kartendaten aus einer Reservierung von Hand in ein Terminal eintippen, um vor Anreise zu belasten: nicht mehr zulässig. Kartendaten speichern, um später ohne weitere Bestätigung zu belasten: nicht mehr zulässig. Und ungesicherte Zahlungen bei Anreise ohne PIN: ebenfalls nicht.
Was weiterhin sauber funktioniert, ist der Weg über das Terminal mit anwesender Karte: Der Gast steckt oder legt seine Karte auf und bestätigt mit PIN. Das gilt sowohl für die direkte Zahlung als auch für die Vorautorisierung bei Ankunft. Für alles, was vor der Anreise passieren soll, brauchen Sie einen Weg, auf dem der Gast selbst bestätigt — etwa einen Zahlungslink, den er auf seinem eigenen Gerät freigibt, oder eine entsprechend abgesicherte Abwicklung über Ihre Buchungsstrecke.
Dieselbe Regel greift auch bei Buchungen über Portale und Reservierungssysteme. Wo die Absicherung stattfindet — auf Ihrer eigenen Buchungsseite, beim Portal oder in Ihrem System — muss geklärt sein, sonst haben Sie am Ende eine garantierte Buchung, die sich nicht belasten lässt. Rechtsstand August 2026; das ersetzt keine Rechtsberatung.
No-Show, Storno und späte Absagen
Die praktische Folge der Authentifizierungsregeln: Das Abrechnen nicht angetretener Buchungen ist deutlich anspruchsvoller geworden. Diese vier Wege bleiben.
- 01Absicherung bei der Buchung
- Der Gast bestätigt bereits bei der Reservierung eine Zahlung oder eine Reservierung auf seiner Karte, auf seinem eigenen Gerät und mit den Sicherheitsmitteln seiner Bank. Das ist der sauberste Weg, weil die Bestätigung nachweisbar vorliegt, bevor irgendetwas passiert.
- 02Anzahlung statt Garantie
- Statt eine Karte nur zu hinterlegen, lassen Sie einen Teilbetrag tatsächlich zahlen. Erscheint der Gast, wird er verrechnet. Erscheint er nicht, ist die Frage des Einbehalts eine Frage Ihrer Vertragsbedingungen — die gehört von einer Rechtsberatung geprüft, nicht von einem Terminalanbieter beantwortet.
- 03Zahlungsaufforderung nach dem Termin
- Ist nichts vorab abgesichert, bleibt der Weg, dem Gast eine Zahlungsaufforderung zu schicken, die er selbst bestätigt. Das ist rechtlich unproblematisch, hat aber die übliche Schwäche: Der Gast muss mitmachen.
- 04Klare Bedingungen vor der Buchung
- Die wirksamste Maßnahme ist keine technische. Wenn Stornofristen und Folgen einer Nichtanreise vor der Buchung deutlich sichtbar sind und der Gast sie bestätigt, sinkt sowohl die Zahl der No-Shows als auch die Zahl der Auseinandersetzungen danach.
Terminals im Haus: Rezeption ist nicht der einzige Ort
Ein Hotel hat mehrere Kassenpunkte, und sie haben unterschiedliche Anforderungen. Die Rezeption braucht ein stationäres Gerät mit Anbindung an das Hotelprogramm, weil dort die Zimmerrechnung geführt wird und Vorautorisierungen entstehen. Das Restaurant braucht mobile Geräte für den Tisch, samt Trinkgeldfunktion und der Möglichkeit, Rechnungen zu teilen. Der Spa- und der Außenbereich brauchen ebenfalls mobil, weil dort kein Kassenplatz steht.
Diese Punkte sollten möglichst über ein System laufen. Sonst haben Sie drei getrennte Abschlüsse, drei Auswertungen und keine Möglichkeit, den Konsum eines Gastes über alle Bereiche hinweg auf die Zimmerrechnung zu bringen. Genau das ist der Zweck der Anbindung an das Hotelprogramm: Der Gast im Restaurant sagt seine Zimmernummer, der Betrag landet auf der Rechnung, und beim Auschecken wird einmal abgerechnet.
Fragen Sie deshalb konkret nach, ob Ihr Hotelprogramm mit dem angebotenen Terminal zusammenarbeitet, und lassen Sie sich das schriftlich bestätigen — nicht nur die Zahlung, sondern auch Vorautorisierung, Erhöhung, Abrechnung und Freigabe. Ein Terminal, das nur die einfache Zahlung durchreicht, zwingt Ihre Rezeption zu manuellen Umwegen, und Umwege werden bei Stress falsch gemacht.
Die Anbindung an das Hotelprogramm ist eine zweite Entscheidung
Bis hierher ging es um das, was das Terminal können muss. Der zweite Teil ist die Frage, ob Ihr Hotelprogramm es auch ansteuern kann. Das sind zwei getrennte Beschaffungen, die sich gegenseitig einschränken — und in der Praxis merkt man das meist erst, wenn eine der beiden bereits unterschrieben ist. Wer zuerst das Hotelprogramm auswählt, hat die Terminalfrage damit oft schon halb entschieden. Wer zuerst den Terminalvertrag schließt, ebenso.
Der Grund liegt in der Bauweise: Ihr Hotelprogramm spricht in aller Regel nicht direkt mit dem Gerät auf dem Tresen. Dazwischen liegt eine Zahlungsschnittstelle des Programmherstellers, und in diese Schnittstelle bringt der Zahlungsanbieter einen eigenen Baustein ein. Ob Ihr Netzbetreiber diesen Baustein für Ihr Programm und für Ihr Land hat, ist keine Frage der Technik, sondern eine Frage der Zertifizierung — und die ist entweder vorhanden oder nicht.
Wie Kasse und Terminal auf der Protokollebene miteinander reden, steht auf einer eigenen Seite: ZVT, O.P.I., Transportwege. Hier geht es um die Ebene darüber — um das, was ein Ladenterminal nicht braucht und die Rezeption jeden Tag braucht: reservieren, erhöhen, abrechnen, freigeben, und zwar aus dem Programm heraus, in dem die Zimmerrechnung steht.
Vier Stufen der Anbindung — und was „angebunden“ jeweils bedeutet
Alle vier Stufen werden im Verkaufsgespräch „PMS-Anbindung“ genannt. Für die Hotellerie ist erst die dritte brauchbar. Fragen Sie deshalb nicht, ob eine Anbindung besteht, sondern welche.
| Stufe | Was das Hotelprogramm an das Terminal gibt | Was zurückkommt | Was die Rezeption von Hand tut |
|---|---|---|---|
| Keine Anbindung | Nichts — das Gerät steht daneben | Nichts | Betrag tippen, Ergebnis ablesen, Zahlung im Programm nachtragen |
| Betragsübergabe | Den Endbetrag beim Auschecken | Erfolg oder Abbruch, Kartenart, Belegdaten | Nichts mehr tippen — aber jede Vorautorisierung weiter am Gerät bedienen |
| Steuerung der Vorautorisierung | Reservieren, Erhöhen, Abrechnen, Freigeben als je eigenen Vorgang | Je Schritt ein Ergebnis samt Referenz, die im Programm hängen bleibt | Nur noch entscheiden, wie hoch reserviert wird |
| Zusätzlich mit Kartenverweis | Zusätzlich die Anforderung, statt der Kartennummer einen Verweis zu speichern | Einen Verweis, mit dem sich derselbe Vorgang später wiederfinden lässt | Karte bei späteren Schritten nicht erneut vorlegen lassen |
Der gespeicherte Kartenverweis ersetzt nicht die Bestätigung durch den Gast. Er ersetzt nur die Kartennummer in Ihrem Haus. Für Belastungen ohne anwesende Karte gelten die Authentifizierungsregeln aus dem Abschnitt weiter oben unverändert.
Zwei Zulassungen, und beide müssen passen
Für den deutschen Markt gilt: Terminals und die dahinterliegenden Rechenzentren brauchen eine Zulassung der Deutschen Kreditwirtschaft, das Zulassungsbüro führt der Bundesverband Öffentlicher Banken Deutschlands. Es gibt dafür getrennte Verfahren, unter anderem für das girocard-System und für EMV-POS. Die Folge ist unbequem, aber eindeutig: Nicht jedes international erhältliche Terminal lässt sich in Deutschland ohne Weiteres einsetzen — auch dann nicht, wenn Ihr Hotelprogramm es kennt.
Auf der anderen Seite steht die Zertifizierung durch den Hersteller Ihres Hotelprogramms. Oracle etwa beschreibt seine Zahlungsschnittstelle als Zugang zu einem Partnernetz und nennt dafür die Größenordnung von mehr als 80 Ländern über 45 Partner. Das ist viel — und trotzdem eine geschlossene Liste. Wer nicht darauf steht, ist nicht anbindbar, unabhängig davon, wie gut sein Terminal ist.
Ihr Anbieter muss also auf beiden Listen stehen, und zwar für Ihr Land. Eine Zertifizierung gilt nicht pauschal, sondern für eine Kombination aus Programm, Version, Zahlungsanbieter und Markt. Stellen Sie die Frage deshalb in dieser Form: Ist genau dieser Netzbetreiber für genau dieses Hotelprogramm in genau diesem Land freigegeben, und seit wann? Lassen Sie sich die Antwort schriftlich geben. Angaben nach Herstellerdokumentation, Stand September 2026.
Vier Modelle, wie Hotelprogramme Zahlung anbinden
Welches Modell Ihr Programm fährt, entscheidet mehr über Ihren Terminalvertrag als jedes Datenblatt. Die genannten Programme sind Beispiele, die Ihnen im Markt begegnen — keine Empfehlung, sondern eine Einordnung.
- 01Offene Schnittstelle, geschlossene Partnerliste
- Das Modell von Oracle für OPERA: Das Hotelprogramm spricht mit einer eigenen Zahlungsschnittstelle, der Zahlungspartner bringt dort seinen Baustein ein. Abgedeckt sind laut Oracle-Dokumentation Autorisierung, Vorautorisierung, Verkauf, Rückerstattung, Storno und der Austausch von Kartenverweisen. Sie dürfen Ihren Anbieter wählen — aber nur aus der zertifizierten Liste.
- 02Zahlung gehört zum Programm
- Das Modell von apaleo: Die Zahlungsfunktion ist Teil des Hotelprogramms und setzt im Hintergrund auf einen Abwickler auf; das Händlerkonto führt der Programmanbieter und vergibt je Haus eine eigene Unterkennung. Das ist bequem und lässt wenig Abstimmungsarbeit übrig. Der Preis dafür: Ihr eigener Netzbetreibervertrag spielt in diesem Modell keine Rolle mehr, und die Konditionen sind die des Programms.
- 03Kartendaten liegen beim Programmhersteller
- Das Modell von protel: Im Hotelprogramm steht nur ein Verweis, nicht die Kartennummer; die eigentlichen Daten liegen im gesicherten Rechenzentrum des Herstellers. Für Ihr Haus ist das eine spürbare Entlastung, weil Kartendaten dort gar nicht erst ankommen. Die Bindung verschiebt sich damit auf den Programmhersteller und dessen Zahlungspartner.
- 04Über die Kasse statt über das Programm
- Im Restaurant und im Spa läuft der Terminaldialog häufig gar nicht über das Hotelprogramm, sondern über die Kasse; das Programm bekommt nur die Buchung auf die Zimmerrechnung. Dann entscheidet die Kassenschnittstelle über die Technik — und Sie haben zwei Anbindungen zu klären statt einer.
Zwei Uhren laufen: die Autorisierung im System und die Sperre auf dem Konto
Der Abschnitt weiter oben beschreibt die Sperre auf dem Konto des Gastes — die Uhr, die die Bank des Gastes stellt und die niemand im Hotel beeinflusst. Daneben läuft eine zweite, die im Verkaufsgespräch fast nie erwähnt wird: Auch im Zahlungssystem selbst ist die Autorisierung ein Datensatz mit eigenem Ablaufdatum. apaleo etwa dokumentiert dafür standardmäßig 28 Tage ab Anlage; ein Auffrischen setzt die Frist neu auf 28 Tage, und der Betrag lässt sich dabei anpassen. Andere Systeme führen andere Werte — der Punkt ist, dass es diesen Wert überhaupt gibt.
Für kurze Aufenthalte spielt das keine Rolle. Relevant wird es bei Langzeitgästen, Serviced Apartments und Gruppen mit langer Vorlaufzeit — also überall dort, wo zwischen Reservierung und Abrechnung mehr als ein paar Tage liegen. Läuft die Autorisierung im System ab, steht beim Auschecken eine Reservierung im Programm, die sich nicht mehr abrechnen lässt; die Rezeption muss dann eine neue Zahlung starten und braucht den Gast dafür.
Zwei Fragen an Ihren Anbieter klären das: Nach wie vielen Tagen läuft eine Autorisierung in unserem System ab, und setzt ein Erhöhen die Frist neu? Wenn beide Antworten stimmen, ist die Regel für Ihre Rezeption einfach — bei jedem Nachreservieren gewinnen Sie nicht nur Betrag, sondern auch Zeit.
Was Sie sich vor der Unterschrift vorführen lassen
Am echten Gerät, mit Ihrem Hotelprogramm, an einem Testzimmer — nicht in einer Präsentation. Sieben Vorgänge, und jeder davon ist später ein Gespräch an der Rezeption, wenn er nicht funktioniert.
- 01Reservieren aus dem Programm heraus
- Der Betrag wird im Hotelprogramm festgelegt und das Terminal reagiert darauf. Wird er stattdessen am Gerät getippt, haben Sie Stufe zwei aus der Tabelle oben gekauft und nicht Stufe drei.
- 02Erhöhen ohne Karte des Gastes
- Die entscheidende Frage bei allem, was länger dauert als zwei Nächte: Muss der Gast zum Nachreservieren erneut an die Rezeption kommen? Wenn ja, unterbleibt es im Alltag — und die Reservierung reicht beim Auschecken nicht.
- 03Abrechnen auf einen abweichenden Betrag
- Rechnen Sie eine Reservierung über 400 Euro auf 317,40 Euro ab und sehen Sie nach, was im Programm steht. Häufigster Fehler in der Praxis: Es entsteht eine zweite, eigenständige Zahlung statt einer Abrechnung der bestehenden Reservierung.
- 04Freigeben ohne Abrechnung
- Der Gast zahlt am Ende bar oder mit einer anderen Karte. Lässt sich die Reservierung aus dem Programm heraus aufheben, oder bleibt sie stehen, bis sie von selbst verfällt?
- 05Zimmerbuchung aus dem Restaurant
- Der Gast nennt seine Zimmernummer, der Betrag landet auf der Rechnung. Lassen Sie sich zeigen, wo genau diese Buchung entsteht — in der Kasse oder im Hotelprogramm — und wer sie storniert, wenn sie auf dem falschen Zimmer landet.
- 06Der abgerissene Vorgang
- Ziehen Sie mitten in der Zahlung das Netzwerkkabel. Beleg gedruckt, Buchung im Programm fehlt — oder umgekehrt. Wer räumt diesen Zustand auf, und merkt es jemand von allein? Dieser eine Test sagt mehr über die Qualität einer Anbindung als das gesamte Datenblatt.
- 07Der Tagesabschluss
- Der Kartenumsatz im Hotelprogramm gegen den Kassenschnitt des Terminals, auf den Cent. Weicht es am Vorführtag ab, weicht es im Betrieb jeden Tag ab — und die Suche danach macht abends jemand von Ihnen.
Was mit einer echten Anbindung an der Rezeption wegfällt
Übrig bleibt eine Rezeption, an der Reservieren, Erhöhen und Abrechnen dieselben drei Klicks sind wie das Einchecken — und ein Tagesabschluss, der ohne Suchen aufgeht.
Ausblick: Vorautorisierung ohne Kreditkarte
Bisher setzt die Vorautorisierung in der Praxis eine Kreditkarte voraus. Für Gäste, die keine besitzen, bedeutet das entweder eine Barkaution oder eine unbequeme Sonderlösung — im deutschen Markt ein wiederkehrendes Ärgernis, weil die inländische Debitkarte hier weit verbreiteter ist als die Kreditkarte.
In der Branche wird berichtet, dass die girocard um eine Funktion für flexible Autorisierung erweitert werden soll, mit der Hotel- und Mietwagenkautionen auch ohne Kreditkarte möglich wären; genannt wird dafür das Jahr 2027. Wir behandeln das ausdrücklich als angekündigtes Vorhaben, nicht als verfügbare Funktion: Die Angaben stammen aus der Berichterstattung, nicht aus einer von uns geprüften Primärquelle, und an einer solchen Umstellung sind neben dem Kartensystem auch sämtliche Netzbetreiber, Abwickler und Banken beteiligt.
Für Ihre Planung heißt das: Rechnen Sie heute nicht damit. Wenn Sie ein Terminal beschaffen, wählen Sie es nach dem, was es jetzt kann. Sollte die Funktion kommen, ist sie eine willkommene Erweiterung — aber kein Argument, mit dem man eine Kaufentscheidung begründen sollte.
Dieser Ausblick betrifft ausschließlich Deutschland: Die girocard ist das deutsche Debitsystem, in Österreich gibt es sie nicht. Für den österreichischen Markt ist uns keine entsprechende Ankündigung bekannt — und dort gilt zusätzlich, dass eine Belastung ohne anwesende Karte nach den veröffentlichten Abwicklungsrichtlinien eines Anbieters ausdrücklich ohne Zahlungsgarantie läuft. Wer in Österreich mit Kautionen und Nichtanreisen arbeitet, sollte diese Frage vor der Saison mit seinem Akzeptanzpartner klären.
Fragen aus der Hotellerie
Wie hoch sollte ich die Vorautorisierung ansetzen?
Hoch genug, dass die erwarteten Kosten gedeckt sind, und niedrig genug, dass Sie dem Gast nicht unnötig Geld blockieren. Die Faustregel ist der Zimmerpreis für die gebuchten Nächte plus ein realistischer Zuschlag für Verzehr und Nebenleistungen. Wenn absehbar mehr zusammenkommt, ist es besser, während des Aufenthalts nachzureservieren, als von vornherein das Doppelte zu blockieren.
Warum sieht der Gast zwei Beträge auf seinem Konto?
Weil die Vormerkung aus der Reservierung noch sichtbar ist, während die tatsächliche Abbuchung bereits erfolgt ist. Es wurde nichts doppelt belastet — die Vormerkung verfällt nach einigen Tagen. Wie lange das dauert, bestimmt die Bank des Gastes; üblich sind wenige Tage, es kann aber auch länger sein. Der wirksamste Umgang damit ist ein Hinweis beim Einchecken.
Darf ich Kartendaten aus einer Buchung ins Terminal eintippen?
Nein. Für Belastungen ohne anwesende Karte ist eine Bestätigung durch den Karteninhaber erforderlich; das Abtippen gespeicherter Kartendaten erfüllt das nicht. Nutzen Sie stattdessen einen Weg, auf dem der Gast selbst bestätigt, etwa einen Zahlungslink oder eine abgesicherte Abwicklung über Ihre Buchungsstrecke. Rechtsstand August 2026, keine Rechtsberatung.
Wie rechne ich einen No-Show ab?
Nur, wenn Sie vorher etwas in der Hand haben: eine bei der Buchung ordentlich bestätigte Reservierung auf der Karte oder eine geleistete Anzahlung. Ohne diese Absicherung bleibt Ihnen die nachträgliche Zahlungsaufforderung, die der Gast selbst bestätigen muss. Ob und in welcher Höhe Sie bei Nichtanreise etwas einbehalten dürfen, ist eine Frage Ihrer Vertragsbedingungen und gehört einmal rechtlich geprüft.
Brauche ich im Restaurant ein eigenes Terminal?
In aller Regel ja, und zwar ein mobiles. Der Ablauf im Hotelrestaurant entspricht dem in jedem anderen Lokal: am Tisch kassieren, Rechnungen teilen, Trinkgeld erfassen. Der Unterschied ist die Möglichkeit, stattdessen auf die Zimmerrechnung zu buchen — und genau diese Funktion muss Ihre Kasse beziehungsweise Ihr Hotelprogramm liefern, nicht das Terminal.
Was ist mit Gästen ohne Kreditkarte?
Heute bleibt Ihnen der Weg über eine tatsächliche Zahlung statt einer Reservierung, etwa eine Anzahlung bei Anreise, oder eine hausinterne Regelung. Eine Vorautorisierung auf der inländischen Debitkarte ist bislang nicht der Regelfall. Es gibt Berichte über eine geplante Erweiterung in diese Richtung; das ist ein angekündigtes Vorhaben und keine Funktion, mit der Sie heute planen sollten.
Mein Hotelprogramm wirbt mit Kartenzahlung. Reicht das?
Das kommt darauf an, was damit gemeint ist. „Kartenzahlung unterstützt“ heißt häufig nur, dass der Endbetrag an das Terminal übergeben und das Ergebnis zurückgemeldet wird. Für ein Hotel ist das zu wenig: Sie brauchen zusätzlich Reservieren, Erhöhen, Abrechnen auf einen abweichenden Betrag und Freigeben — jeweils aus dem Programm heraus. Fragen Sie diese vier Vorgänge einzeln ab und lassen Sie sich jeden am Gerät vorführen.
Kann ich meinen Netzbetreiber behalten, wenn ich das Hotelprogramm wechsle?
Nur, wenn er für das neue Programm zertifiziert ist. Programme mit offener Schnittstelle lassen Ihnen die Wahl zwischen den zertifizierten Partnern; Programme mit eigener Zahlungsfunktion bringen den Anbieter mit und lassen keine Wahl. Klären Sie das vor der Entscheidung für das Programm, nicht danach — sonst kündigen Sie am Ende den falschen von zwei Verträgen.
Was ist ein Kartenverweis, und warum will mein Programm einen?
Statt der Kartennummer speichert das Programm einen Verweis, der nur im System des Zahlungsanbieters etwas bedeutet. Damit lässt sich derselbe Vorgang später wiederfinden, ohne dass in Ihrem Haus jemals eine Kartennummer liegt — das entlastet Sie spürbar. Was der Verweis nicht leistet: Er ersetzt keine Bestätigung durch den Gast. Für Belastungen ohne anwesende Karte gelten die Authentifizierungsregeln unverändert.
Die Reservierung ist mitten im Aufenthalt abgelaufen. Was jetzt?
Dann brauchen Sie den Gast noch einmal, entweder für eine neue Reservierung oder für die Zahlung selbst. Vorbeugen lässt sich das nur über die Zahlen Ihres Systems: Klären Sie, nach wie vielen Tagen eine Autorisierung bei Ihnen abläuft und ob ein Erhöhen die Frist neu setzt. Bei Langzeitgästen und Serviced Apartments gehört ein regelmäßiges Nachreservieren in den Arbeitsablauf, nicht in den Einzelfall.