Warum überhaupt geprüft wird
Die häufigste Vermutung ist, ein Anbieter wolle sich absichern. Das ist nicht der Kern. Verpflichtete nach § 2 Absatz 1 des Geldwäschegesetzes sind unter anderem Zahlungsinstitute und E-Geld-Institute im Sinne des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes sowie deren Agenten. Ein Acquirer, der Kartenumsätze annimmt und abrechnet, fällt darunter. Er muss Sie identifizieren, weil das Gesetz es ihm aufgibt — nicht, weil ein Vertriebsprozess es vorsieht.
Der Unterschied ist praktisch relevant. Ein reiner technischer Netzbetreiber, der Autorisierungsanfragen weiterleitet und zu keiner Zeit Besitz oder Verfügungsbefugnis über die Gelder erlangt, ist selbst kein Verpflichteter nach § 2 GwG. Er sammelt die Unterlagen also nicht für sich, sondern für den lizenzierten Partner, der die Prüfung vornimmt und den Vertrag am Ende annimmt oder ablehnt.
Wer das weiß, stellt die richtigen Fragen. „Warum brauchen Sie das?" hat immer eine Antwort, und wenn sie nicht kommt, ist das ein Signal. Genauso gilt umgekehrt: Ein Anbieter, der verspricht, ganz ohne Identifizierung freizuschalten, verspricht etwas, das rechtlich nicht geht.
Wer prüft was — und wozu
Am Onboarding sind mehrere Rollen beteiligt, und sie prüfen nicht dasselbe. Das erklärt, warum manche Rückfragen doppelt kommen.
| Rolle | Prüft | Rechtsgrund oder Zweck |
|---|---|---|
| Acquirer | Identität der vertretungsberechtigten Personen, wirtschaftlich Berechtigte, Geschäftsmodell, Risikoeinstufung | Verpflichteter nach § 2 Abs. 1 GwG. Ohne diese Prüfung darf er den Vertrag nicht annehmen. |
| Netzbetreiber | Technische Daten: Standort, Anschlussart, Terminaltyp, Kassenanbindung, Stammdaten für die Terminal-ID | Betriebliche Notwendigkeit für Konfiguration und Aufschaltung. Als technischer Dienstleister nach § 2 Abs. 1 Nr. 9 ZAG selbst nicht erlaubnispflichtig, solange er die Gelder nie berührt. |
| Kartenausgebender Zahlungsdienstleister | Die Eckpunkte der Entgeltvereinbarung, insbesondere einen individuell vereinbarten Grundberechnungswert | Bei der girocard schulden Sie das Entgelt diesem Institut, nicht einem Acquirer. Vermittelt wird die Vereinbarung in der Regel gebündelt über den Netzbetreiber. |
| Ihre Hausbank | Kontoinhaberschaft und Kontoverbindung | Die Bankbestätigung mit IBAN und Firmenname gehört bei mehreren Anbietern zur Standardliste. Das Gutschriftskonto muss auf das Unternehmen lauten. |
Belegt über § 2 GwG, § 1 und § 2 ZAG, das BaFin-Merkblatt zum ZAG sowie den Vertrag über die Zulassung als Netzbetreiber im girocard-System vom 27. Januar 2025, Nr. 18. Recherchestand 1. August 2026.
Die Unterlagen im Einzelnen
Diese Liste orientiert sich an der einzigen im deutschen Markt vollständig veröffentlichten Aufstellung — der Onboarding-FAQ von PAYONE — und ergänzt sie um die formalen Anforderungen, an denen Anträge in der Praxis hängen bleiben.
- 01Selbstauskunft des Unternehmens
- Betriebsart, Standort, Geschäftsmodell, erwarteter Umsatz und durchschnittlicher Bonwert. Diese Angaben bestimmen die Risikoeinstufung und damit auch, welche Konfiguration Ihr Terminal bekommt. Untertreiben hilft nicht: Weicht der tatsächliche Umsatz stark ab, führt das später zu Rückfragen.
- 02Identifikation der Zeichnungsberechtigten
- Die Personen, die für das Unternehmen unterschreiben dürfen, werden identifiziert — meist über ein Video- oder Post-Ident-Verfahren. Wer im Register steht, aber nicht mitzeichnet, muss trotzdem benannt werden.
- 03Ausweiskopien der vertretungsberechtigten Personen
- Gültiger Personalausweis oder Reisepass. Abgelaufene Dokumente sind einer der häufigsten Gründe für Rückläufer und fallen oft erst auf, wenn der Antrag schon unterwegs ist.
- 04Aktueller Handelsregisterauszug
- Bei eingetragenen Unternehmen. PAYONE verlangt ausdrücklich einen Auszug, der nicht älter als sechs Monate ist. Bei Einzelunternehmen und Kleingewerbe tritt an seine Stelle die Gewerbeanmeldung.
- 05Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten
- Wer steht wirtschaftlich hinter dem Unternehmen? Bei verschachtelten Beteiligungen dauert diese Klärung am längsten — und sie ist der Punkt, an dem sorgfältige Vorbereitung am meisten Zeit spart.
- 06Bankbestätigung mit IBAN und Firmenname
- Das Konto, auf das die Umsätze gehen, muss auf das Unternehmen lauten. Ein privates Konto wird in der Regel nicht akzeptiert, auch nicht beim Einzelunternehmen.
- 07SEPA-Lastschriftmandat
- Für den Einzug der laufenden Entgelte, sofern es nicht bereits im Vertrag enthalten ist. Es ist ein eigenes Dokument, kein Bestandteil der Bankbestätigung.
- 08Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Für Rechnungsstellung und steuerliche Zuordnung. Bei Neugründungen liegt sie oft noch nicht vor — das lässt sich vorab klären, statt den Antrag daran hängen zu lassen.
- 09Zusätzlich bei Onlineshops
- PAYONE nennt für den E-Commerce-Fall außerdem einen PCI-Compliance-Nachweis und einen Testzugang zum Onlineshop oder Screenshots. Wer stationär und online gleichzeitig startet, sollte beide Strecken zusammen anmelden statt nacheinander.
Sechs Monate: die Frist, an der es am häufigsten scheitert
PAYONE verlangt in beiden veröffentlichten Listen — für den Payment Service und für AccountConnect — einen Handelsregisterauszug, der nicht älter als sechs Monate ist. Das ist keine Eigenheit dieses Anbieters, sondern der übliche Aktualitätsmaßstab im regulierten Onboarding. Wer den Auszug aus der Gründungsmappe kopiert, reicht regelmäßig ein Dokument ein, das formal nicht verwertbar ist.
Zweiter Klassiker: Die Firmierung im Antrag weicht von der im Register ab, meist um einen weggelassenen Rechtsformzusatz. Für einen Prüfprozess, der Identität feststellen muss, sind das zwei verschiedene Unternehmen. Schreiben Sie den Namen deshalb exakt so, wie er im Register steht, einschließlich Zusätzen und Schreibweise.
Und eine Frist, die in die andere Richtung wirkt: Werden Terminals aus vom Anbieter zu vertretenden Gründen nicht innerhalb von drei Monaten ab dem vereinbarten Liefertermin geliefert, kann der Vertragspartner nach den PAYONE-Vertragsbedingungen vom Vertrag zurücktreten. Ein solches Rücktrittsrecht ist der Punkt, den man vor der Unterschrift sucht — nicht danach.
Zwei veröffentlichte Listen im Vergleich
Auffällig an der Marktrecherche war weniger der Inhalt der Listen als ihre Seltenheit: Von den untersuchten Anbietern veröffentlicht praktisch nur PAYONE eine vollständige Unterlagenliste vorab. Hier sind die beiden Varianten nebeneinander.
| Unterlage | PAYONE Payment Service | PAYONE AccountConnect |
|---|---|---|
| Selbstauskunft des Unternehmens | ja | nicht genannt |
| Identifikation der Zeichnungsberechtigten | ja | ja |
| Ausweiskopien der Vertretungsberechtigten | ja | ja |
| Handelsregisterauszug, max. 6 Monate alt | ja | ja |
| Bankbestätigung mit IBAN und Firmenname | ja | nicht genannt |
| PCI-Compliance-Nachweis | ja | nicht genannt |
| Testzugang zum Onlineshop oder Screenshots | ja | nicht genannt |
| SEPA-Lastschriftmandat, falls nicht im Vertrag | ja | nicht genannt |
| Technische Daten zur Anbindung von Drittzahlarten | nicht genannt | ja |
„Nicht genannt" heißt nicht „wird nicht verlangt", sondern nur, dass die veröffentlichte Liste des jeweiligen Produkts diesen Punkt nicht aufführt. Quelle: PAYONE E-Commerce-Onboarding-FAQ, abgerufen zum Stand 1. August 2026.
Begriffe aus dem Antrag, die regelmäßig Rückfragen erzeugen
Vier Wörter stehen in fast jedem Antragsformular und werden fast immer missverstanden.
- 01Zeichnungsberechtigt
- Wer für das Unternehmen rechtsverbindlich unterschreiben darf. Das ist nicht zwingend dieselbe Person, die das Geschäft führt, und bei mehreren Geschäftsführern hängt es an der Frage, ob Einzel- oder Gesamtvertretung eingetragen ist.
- 02Wirtschaftlich Berechtigter
- Die natürliche Person, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle das Unternehmen letztlich steht. Bei einer Ein-Personen-GmbH ist das trivial, bei Holdingstrukturen die aufwendigste Position der ganzen Liste.
- 03Grundberechnungswert
- Der individuell vereinbarte Rechenwert, auf dem Ihr girocard-Entgelt aufsetzt. Er ist der einzige Teil Ihrer Entgeltvereinbarung, den der Netzbetreiber für die technische Abwicklung überhaupt kennen muss.
- 04Inkasso-Zahlungsdienstleister
- Das Institut, bei dem Ihre girocard-Umsätze eingereicht werden. Der Einzug erfolgt aufgrund einer gesonderten Vereinbarung zwischen Ihnen und diesem Dienstleister und ist ausdrücklich nicht Gegenstand der Händlerbedingungen.
Was ein Netzbetreiber gerade nicht erfahren darf
Ein Detail, das den Unterschied zwischen einem seriösen und einem beliebigen Angebot ausmacht: Der Zulassungsvertrag der Deutschen Kreditwirtschaft begrenzt in Nr. 18 ausdrücklich, was ein Netzbetreiber über Ihre Entgeltvereinbarung mit den kartenausgebenden Instituten abfragen darf. Er darf nicht die Vereinbarung als solche erfahren, sondern „nur die Eckpunkte (z. B. einen individuell vereinbarten Grundberechnungswert), die für die technische Abwicklung der Transaktion zwingend benötigt werden".
Derselbe Vertrag verpflichtet den Netzbetreiber im Gegenzug zu etwas, das für Sie unmittelbar wertvoll ist: Er wird allen angeschlossenen Unternehmen „zuvor mit den kartenausgebenden Zahlungsdienstleistern ausgehandelte Entgeltangebote unterbreiten". Das ist die stille Hauptleistung des Netzbetriebs — die Bündelung, die Ihnen hunderte Einzelverhandlungen erspart.
Wie lange die Prüfung dauert und woran sie hängt
PAYONE beschreibt den Ablauf in vier Schritten: Vertragsabschluss, dann Identitäts- und Risikoprüfung des Händlers, dann die individuelle Produktkonfiguration, zuletzt die finale Bereitstellung der Lösung. Für die Gesamtdauer nennt der Anbieter neun Arbeitstage — mit zwei Einschränkungen, die man mitlesen muss: Die Angabe gilt ausdrücklich für das E-Commerce-Onboarding, und sie setzt voraus, dass alle erforderlichen Unterlagen vollständig eingereicht wurden.
Wie lange die Aufschaltung eines Kartenterminals bei diesem Anbieter dauert, ist öffentlich nicht belegt. Wir schreiben das hier ausdrücklich hin, statt die E-Commerce-Zahl stillschweigend auf den stationären Fall zu übertragen — genau diese Übertragung ist im Markt gängig und falsch.
Die einzige Stellschraube auf Ihrer Seite ist die Vollständigkeit. Register, Ausweis, Bankbestätigung und die Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten vor dem ersten Termin zusammenzulegen kostet eine halbe Stunde und verhindert die zwei bis drei Rückfrageschleifen, die sonst den Löwenanteil der Wartezeit ausmachen.
Häufige Fragen zu Unterlagen und Prüfung
Ich bin Kleingewerbe ohne Handelsregistereintrag. Geht das trotzdem?
Ja. An die Stelle des Handelsregisterauszugs tritt die Gewerbeanmeldung. Die übrigen Punkte bleiben: Identifizierung der vertretungsberechtigten Person, Bankverbindung auf den Betrieb, Angaben zum Geschäft. Beim Einzelunternehmen ist die Frage nach dem wirtschaftlich Berechtigten schnell beantwortet — Sie sind es selbst.
Warum reicht mein privates Konto nicht?
Weil die Gutschrift dem Unternehmen zugeordnet werden muss, das den Akzeptanzvertrag hält. Die verlangte Bankbestätigung nennt deshalb IBAN und Firmenname zusammen. Ob Ihre Bank dafür ein eigenes Geschäftskonto verlangt oder ein bestehendes Konto entsprechend führt, klären Sie mit der Bank.
Werden meine Unterlagen an Dritte weitergegeben?
Sie gehen an den lizenzierten Partner, der die Prüfung durchführen muss — das ist der Zweck der Erhebung. Für die Verarbeitung von Zahlungs- und Händlerdaten gilt dabei die Besonderheit, dass Händler, Netzbetreiber und Acquirer jeweils eigenständig Verantwortliche in ihrem technischen Einflussbereich sind — keine Auftragsverarbeitung, sondern getrennte Verantwortlichkeit. Details dazu stehen auf unserer Seite zum Datenschutz bei Zahlungsdaten.
Kann ein Antrag abgelehnt werden?
Ja, und die Entscheidung trifft der Acquirer, nicht der Netzbetreiber. Gründe liegen typischerweise in der geldwäscherechtlichen Prüfung oder in der Risikoeinstufung des Geschäftsmodells. Ein seriöser Anbieter sagt Ihnen vorab, wenn Ihre Branche erfahrungsgemäß eine gesonderte Prüfung auslöst, statt Sie wochenlang warten zu lassen.
Muss ich für den Onlineshop noch einmal alles einreichen?
Nicht zwingend dasselbe noch einmal, aber die E-Commerce-Strecke verlangt zusätzliche Nachweise. PAYONE nennt dafür einen PCI-Compliance-Nachweis und einen Testzugang zum Shop oder Screenshots. Wer stationär und online zusammen startet, sollte das von Anfang an gemeinsam anmelden.
Wer sagt mir, welchen PCI-Fragebogen ich ausfüllen muss?
Das hängt daran, wie Kartendaten in Ihrem Aufbau verarbeitet werden, und wird im Onboarding festgelegt. Es existieren mehrere Selbstauskunftstypen — unter anderem A, A-EP, B, B-IP, C, C-VT, D und P2PE-HW. Welcher Typ für welche Terminalkonstellation gilt, konnten wir nicht aus einem amtlichen PCI-Dokument belegen; wir sagen das lieber offen, als eine Zuordnung zu nennen, die im Zweifel nicht trägt.
Stand der Angaben
Rechtsgrundlagen dieser Seite sind § 2 Absatz 1 des Geldwäschegesetzes, § 1 und § 2 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes nebst dem BaFin-Merkblatt zum ZAG sowie der Vertrag über die Zulassung als Netzbetreiber im girocard-System vom 27. Januar 2025 in Verbindung mit den Händlerbedingungen in der Fassung April 2026. Die Unterlagenlisten und Verfahrensangaben stammen aus der öffentlichen Onboarding-FAQ von PAYONE, erhoben zum Stand 1. August 2026.
Diese Darstellung ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Welche Unterlagen Ihr konkreter Antrag verlangt, bestimmt der prüfende Acquirer.