Wozu das Portal überhaupt da ist
Ein Händlerportal erfüllt im Alltag drei Aufgaben, die selten zusammen genannt werden. Es beantwortet die tägliche Frage, ob die Umsätze von gestern angekommen sind. Es liefert die monatliche Grundlage für die Buchhaltung. Und es ist im Streitfall das Nachschlagewerk für eine einzelne Transaktion, die ein Kunde bestreitet.
Für die ersten beiden Aufgaben reicht eine Oberfläche mit Kurven und Summen. Für die dritte brauchen Sie Einzeltransaktionen mit Terminal-ID, Zeitstempel und Belegnummer — und zwar auch dann noch, wenn der Vorgang Monate zurückliegt. Genau an dieser Stelle unterscheiden sich Portale, und genau darüber wird im Verkaufsgespräch nicht geredet.
Alle großen Anbieter stellen ein Portal. PAYONE führt das Online-Kundenportal mit Reporting als Bestandteil seiner Pakete, Nexi betreibt das Merchant Portal, VR Payment vertreibt einen Händlerreport Plus als Zusatzleistung, REA Card liefert den REA Report als Datei per E-Mail. Vier Anbieter, vier verschiedene Vorstellungen davon, was ein Report ist.
Was ein Reporting können muss
Diese sechs Punkte sind keine Wunschliste, sondern die Mindestausstattung für einen Betrieb, der seine Kartenumsätze buchhalterisch sauber führen will.
- 01Einzeltransaktionen, nicht nur Summen
- Eine Tagessumme hilft beim Kassensturz und sonst nirgends. Für Reklamation, Rückbuchung und Buchhaltung brauchen Sie die einzelne Zeile mit Betrag, Datum, Uhrzeit, Terminal-ID und Belegnummer.
- 02Aufschlüsselung nach Transaktionsart
- Kartenzahlung, Gutschrift, Storno, Auszahlung und Trinkgeld müssen getrennt ausgewiesen sein. Sonst ist eine Kassendifferenz am Monatsende nicht mehr aufzuklären. REA weist seinen Report ausdrücklich nach Terminal-ID gesplittet nach Transaktionsart aus, zuzüglich einer Gesamtsumme.
- 03Export in ein auswertbares Format
- Ein PDF ist ein Bild einer Tabelle, keine Tabelle. Wenn die Finanzverwaltung Daten in maschinell auswertbarem Format anfordert, hilft nur ein echter Export — CSV oder eine vergleichbare Struktur.
- 04Mehrere Standorte getrennt und zusammen
- Filialbetriebe brauchen beides: die Sicht je Terminal und die Summe über alle. Wer nur eine der beiden Ansichten bekommt, rechnet den Rest von Hand.
- 05Mehrere Benutzer mit unterschiedlichen Rechten
- Die Steuerberatung braucht Lesezugriff, die Filialleitung ihren Standort, die Geschäftsführung alles. Nexi stellt sein Merchant Portal für bis zu fünf Benutzer gebührenfrei — prüfen Sie diese Grenze, bevor Sie das dritte Team anlegen.
- 06Ein Archiv mit Reichweite
- Die Frage ist nicht, wie hübsch die letzten dreißig Tage dargestellt sind, sondern wie weit die Daten zurückreichen und wie lange sie verfügbar bleiben. Das ist der Punkt, an dem aus einer Komfortfunktion eine Pflichtfunktion wird.
Warum das ein Steuerthema ist und keine Geschmacksfrage
Kartenumsätze sind Buchungsbelege. Damit unterliegen sie den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form, kurz GoBD — beruhend auf dem BMF-Schreiben vom 28. November 2019 in der Fassung der Schreiben vom 11. März 2024 und vom 14. Juli 2025. Aufzeichnungen müssen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und unveränderbar sein.
Dazu kommt die Verfahrensdokumentation: Sie ist verpflichtend und muss so lange aufbewahrt werden, wie die Unterlagen bestehen, für die sie gilt. Wer ein Portal seines Netzbetreibers als Archiv nutzt, sollte von diesem eine Beschreibung des Verfahrens bekommen — sonst muss er sie selbst schreiben.
Und § 147 Abs. 6 der Abgabenordnung gibt der Finanzbehörde bei einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen, das System zur Prüfung zu nutzen und Daten in maschinell auswertbarem Format zu verlangen. Der Satz mit den Kosten steht direkt daneben: Sind die Daten auf fremde Systeme ausgelagert, trägt der Steuerpflichtige die Kosten. Das sind Sie, nicht Ihr Netzbetreiber. Die einzelnen Aufbewahrungsfristen stehen im Rechtsteil dieser Website.
Die Frage, die vor der Unterschrift gestellt gehört
Was passiert mit Ihren Daten, wenn der Vertrag endet? Die gesetzliche Aufbewahrung endet nicht mit der Geschäftsbeziehung. Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres — ein Vertrag über 48 Monate endet also mitten in der Frist für seine eigenen ersten Umsätze.
Wenn Ihr Zugang zum Portal mit dem Vertrag erlischt und Sie vorher nichts exportiert haben, stehen Sie mit einer Aufbewahrungspflicht ohne Unterlagen da. Es gibt für diesen Fall keinen Automatismus, der Sie schützt. Es gibt nur die Frage, die Sie vorher gestellt haben — und die Antwort, die im Vertrag steht.
Fragen Sie deshalb konkret: Wie lange bleibt der Zugang nach Vertragsende bestehen, in welchem Format wird bei Vertragsende exportiert, und was kostet ein nachträglicher Datenauszug? Machen Sie sich unabhängig davon zur Regel, mindestens einmal im Jahr selbst zu exportieren. Ein Export, den Sie besitzen, kann Ihnen niemand abschalten.
Was Auswertungen und Auszüge im Markt kosten
Das Portal ist oft kostenlos, die Ausgabe daraus nicht. Diese Positionen stammen aus veröffentlichten Verzeichnissen anderer Anbieter und zeigen, wo aus einer Selbstverständlichkeit eine Rechnungsposition wird.
| Position | Belegter Betrag | Anbieter |
|---|---|---|
| Händlerportal, bis fünf Benutzer | gebührenfrei; weitere Benutzer trägt der Anbieter | Nexi Merchant Portal, Preisliste Mai 2026 |
| Einzeltransaktionsliste als CSV-Datei | 1,49 € je Datei | Nexi Germany (ETRAX), Preisliste Mai 2026 |
| Report per Post oder als PDF | 1,99 € je Dokument, bis 10 Seiten | Nexi Germany, Preisliste Mai 2026 |
| Duplikat eines Vertrags oder einer Abrechnung | 14,99 € je Dokument | Nexi Germany, Preisliste Mai 2026 |
| Individuelle Analyse oder Sonderauswertung | 75,00 € je Stunde | Nexi Germany, Preisliste Mai 2026 |
| Rechnungsversand auf Papier statt elektronisch | 4,95 € je Dokument | Nexi Germany, Preisliste Mai 2026 |
| Report als XLS- oder PDF-Datei per E-Mail | Zyklus wählbar: täglich, wöchentlich, 14-tägig, monatlich | REA Card, Preis- und Leistungsverzeichnis 04/2025 |
| Kündigung des Reports | von beiden Seiten monatlich möglich | REA Card, Preis- und Leistungsverzeichnis 04/2025 |
Die Betragsangaben von REA Card stehen nicht im öffentlichen Verzeichnis, sondern in der individuellen Vertragsanlage; öffentlich belegt sind dort Format, Zyklus und Kündbarkeit. Beachten Sie bei REA die Regel, dass der Report auch vom Anbieter monatlich kündbar ist — eine Auswertung, auf die Sie sich verlassen, kann damit kurzfristig entfallen.
Datenschutz: hier gilt etwas anderes als im übrigen Netzbetrieb
Für den eigentlichen Netzbetrieb sind Händler, Netzbetreiber und Acquirer jeweils eigenständig Verantwortliche in ihrem technischen Einflussbereich. Es gibt dort keinen Auftragsverarbeitungsvertrag, sondern getrennte Verantwortlichkeiten — das ist ein Punkt, an dem die Vertragswerke kleinerer Anbieter regelmäßig falsch liegen.
Beim Reporting-Portal kippt diese Zuordnung. Dort wird weisungsgebunden für Sie gearbeitet: Ihre Umsatzdaten werden für Ihre Zwecke aufbereitet und vorgehalten. Für genau diese Verarbeitung braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Dasselbe gilt für eine Kassenanbindung.
Praktisch heißt das: Fragen Sie nach dem AV-Vertrag für das Portal — und lassen Sie sich nicht mit dem Hinweis abspeisen, im Zahlungsverkehr brauche es so etwas nicht. Für die Zahlung selbst stimmt das. Für das Portal nicht.
Sechs Fragen an jeden Anbieter
Stellen Sie diese Fragen, bevor Sie unterschreiben, und lassen Sie sich die Antworten schriftlich geben. Sie kosten nichts und ersparen später eine Menge.
- 01Wie weit reicht das Archiv zurück?
- Nicht: Wie lange speichern Sie mindestens? Sondern: Auf welchen Zeitraum kann ich heute im Portal zugreifen, und ändert sich das über die Vertragslaufzeit?
- 02In welchem Format exportiere ich?
- CSV oder eine vergleichbare, maschinell auswertbare Struktur. PDF allein genügt für die Anforderungen einer Außenprüfung nicht.
- 03Was kostet ein Auszug?
- Es gibt Verzeichnisse, in denen die Einzeltransaktionsliste je Datei berechnet wird. Bei monatlichem Export ist das eine kleine, aber dauerhafte Position.
- 04Wie viele Benutzer sind enthalten?
- Und was kostet der nächste? Steuerberatung, Filialleitung und Buchhaltung sind schnell drei Zugänge, bevor Sie selbst einen haben.
- 05Gibt es einen AV-Vertrag für das Portal?
- Wenn die Antwort lautet, so etwas sei im Zahlungsverkehr nicht üblich, hat Ihr Gegenüber die Rollenverteilung nicht verstanden.
- 06Was passiert bei Vertragsende?
- Zugriffsdauer, Exportformat, Kosten eines nachträglichen Auszugs. Diese drei Angaben gehören in den Vertrag, nicht in eine Zusage am Telefon.
Was über Portale gesagt wird
Der Zugang ist oft kostenlos, die Auswertung daraus nicht immer. Aufbewahrung beim Anbieter entbindet Sie nicht von Ihrer eigenen Pflicht — und bei Auslagerung auf fremde Systeme trägt die Kosten des Datenzugriffs ausdrücklich der Steuerpflichtige. Der dritte Satz ist der teuerste: Er stimmt genau bis zum Tag der Vertragsbeendigung.
Häufige Fragen zum Reporting
Ersetzt das Portal meine Buchhaltung?
Nein. Es liefert die Umsatzdaten der Kartenzahlungen, nicht Ihre Buchführung. Was es leisten muss, ist die saubere und exportierbare Grundlage dafür — und die dauerhafte Nachvollziehbarkeit der einzelnen Transaktion.
Reicht ein monatlicher PDF-Report?
Für den Überblick ja, für eine Prüfung nicht unbedingt. Verlangt wird die Möglichkeit, Daten in maschinell auswertbarem Format bereitzustellen. Ein PDF erfüllt das nicht zuverlässig. Sorgen Sie dafür, dass Sie zusätzlich einen strukturierten Export haben.
Wie lange muss ich die Daten aufbewahren?
Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre, übrige steuerlich relevante Unterlagen sechs Jahre — jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres. Für girocard-Umsätze kommt aus den Händlerbedingungen die Aufbewahrung des Händlerjournals über 15 Monate hinzu; das ist eine zusätzliche Pflicht, keine kürzere.
Was ist der Unterschied zwischen Report und Abrechnung?
Der Report zeigt Ihre Transaktionen, die Abrechnung zeigt, was Ihnen dafür berechnet wurde. Beides gehört zusammengelesen. Wenn Sie eine Position auf der Abrechnung nicht zuordnen können, ist der Report der Weg dorthin — die einzelnen Positionen einer Monatsabrechnung sind im Servicebereich erklärt.
Sehe ich Trinkgeld und Auszahlungen getrennt?
Das sollten Sie, und es ist eine Frage an das jeweilige Portal. Reportings der Netzbetreiber führen den Trinkgeldanteil in der Regel getrennt. Prüfen Sie das für Ihren Anbieter, bevor Sie eine dieser Funktionen freischalten.
Brauche ich das Portal überhaupt, wenn meine Kasse alles zeigt?
Ihre Kasse zeigt, was sie gebucht hat. Das Portal zeigt, was der Zahlungsverkehr daraus gemacht hat — einschließlich Rückbuchungen, Gutschriften und Vorgängen, die die Kasse nie gesehen hat. Beides auseinanderzuhalten ist der halbe Monatsabschluss.