Warum die Abrechnung nicht aussieht wie das Angebot
Ein Angebot nennt Sätze: so viel Prozent, so viel Cent, so viel Miete. Eine Abrechnung nennt Beträge — und zwar solche, die aus mehreren Sätzen, mehreren Kartenarten und einem Abrechnungszeitraum entstanden sind. Zwischen beiden liegt eine Rechnung, die Sie nirgends aufgeschrieben bekommen haben. Genau deshalb wirkt der erste Monatsabschluss oft so, als stimme er nicht.
In den allermeisten Fällen stimmt er. Was fehlt, ist die Lesereihenfolge. Ein Abschluss besteht aus wenigen Blöcken, die immer dieselbe Aufgabe haben, egal welcher Anbieter das Dokument erzeugt: Was haben Sie umgesetzt, was wurde davon einbehalten, was ist auf dem Konto angekommen — und daneben die Entgelte, die mit dem Umsatz gar nichts zu tun haben.
Die Blöcke, aus denen ein Monatsabschluss besteht
Die Bezeichnungen unterscheiden sich von Anbieter zu Anbieter erheblich. Die Funktion dieser Blöcke unterscheidet sich nicht.
- 01Umsatzteil
- Die Summe dessen, was Ihre Kundschaft bezahlt hat, meist aufgeteilt nach Kartenart und mit der Zahl der Vorgänge daneben. Das ist die einzige Zahl im Dokument, die Sie gegen Ihre eigene Kasse prüfen können.
- 02Umsatzabhängige Entgelte
- Alles, was am Umsatz oder an der Zahl der Vorgänge hängt: der prozentuale Anteil je Kartenart und das feste Entgelt je Transaktion. Diese Positionen schwanken monatlich mit Ihrem Geschäft.
- 03Feste Entgelte
- Terminalmiete, Service- oder Netzbetriebspauschale, gegebenenfalls Entgelte je Zahlungsverkehrssystem. Sie stehen jeden Monat in gleicher Höhe da und haben mit Ihrem Umsatz nichts zu tun — auch im umsatzlosen Monat nicht.
- 04Anlassbezogene Nebenentgelte
- Positionen, die nur auftauchen, wenn etwas passiert ist: Rückbelastung, Ersatzgerät, Sonderauswertung, Duplikat einer Abrechnung, Versand. Sie sind der häufigste Grund dafür, dass ein Monat plötzlich aus der Reihe fällt.
- 05Gutschriftteil
- Was tatsächlich auf Ihr Konto gelaufen ist, mit Valuta. Ob die Entgelte davon abgezogen oder separat abgebucht werden, ist ein Unterschied im Modell — und der Grund, warum manche Abrechnung netto und manche brutto wirkt.
- 06Steuerteil
- Die Umsatzsteuer auf die Entgelte. Achten Sie darauf, auf welche Bemessungsgrundlage sich eine Position bezieht: Nicht jede Zeile im Dokument rechnet auf denselben Wert.
Die drei Zahlen, die zueinander passen müssen
Eine Abrechnung prüft man nicht Position für Position, sondern über die Gegenprobe. Drei Werte müssen aufgehen: der Umsatz laut Ihrer eigenen Kasse, der Umsatz laut Abrechnung und die Summe der Gutschriften auf dem Bankkonto abzüglich der ausgewiesenen Entgelte.
Weicht der erste vom zweiten ab, liegt es fast immer am Stichtag: Ihre Kasse rechnet den Kalendermonat, die Abrechnung rechnet die eingereichten Umsätze. Eine Zahlung vom Monatsletzten, die erst am Ersten eingereicht wurde, steht im Folgemonat. Weicht der zweite vom dritten ab, lohnt der Blick auf die Nebenentgelte und auf den Zeitpunkt der Gutschrift — nicht auf den Prozentsatz.
Erst wenn beide Gegenproben aufgehen und trotzdem ein Betrag unerklärt bleibt, geht es an die einzelnen Positionen. Diese Reihenfolge spart die meiste Zeit.
Warum mehr Transaktionen abgerechnet werden, als Sie verkauft haben
Das ist der Punkt, an dem die meisten Rückfragen entstehen — und in aller Regel liegt kein Fehler vor. Der Begriff „Transaktion" ist in den Preisverzeichnissen des Marktes häufig weiter gefasst als eine erfolgreiche Zahlung. Das Preis- und Leistungsverzeichnis der REA Card GmbH (Stand 04/2025) etwa zählt ausdrücklich auch abgelehnte Zahlungen und Kassenschnitte als Transaktion.
Die Folge: Die gezählte Menge auf der Abrechnung liegt über der Zahl Ihrer Verkäufe. Wer viele Kleinbeträge kassiert, viel storniert oder das Terminal mehrmals täglich abschließt, sieht den Unterschied deutlich. Das ist branchenüblich und nicht beanstandbar — es gehört nur vor Vertragsschluss geklärt und nicht danach entdeckt.
Prüfbar ist es trotzdem: Wenn die Zahl der abgerechneten Vorgänge Ihre Verkaufszahl um eine Größenordnung übersteigt, stimmt etwas mit der Konfiguration nicht — etwa ein automatischer Kassenschnitt, der viel zu häufig läuft.
Woran die einzelnen Positionen anknüpfen
Die dritte Spalte ist die wichtigste: Sie sagt, ob eine Position in einem schwachen Monat mitsinkt oder nicht.
| Position | Bemessungsgrundlage | Verhalten bei wenig Umsatz |
|---|---|---|
| Prozentualer Anteil je Kartenart | Umsatz, getrennt nach Kartenart und -marke | sinkt mit |
| Festes Transaktionsentgelt | Anzahl der gezählten Vorgänge | sinkt mit, aber langsamer |
| Terminalmiete | Gerät und Monat | bleibt gleich |
| Service- oder Netzbetriebspauschale | Vertrag und Monat | bleibt gleich |
| Entgelt je Zahlungsverkehrssystem | freigeschaltete Kartenmarke und Monat | bleibt gleich |
| Rückbelastungsentgelt | einzelner Vorfall | nur bei Anlass |
| Entgelte rund um die Gutschrift | Auszahlung, teils je Vorgang | anbieterabhängig |
Die Bezeichnungen variieren je Anbieter erheblich; maßgeblich ist immer das Preis- und Leistungsverzeichnis Ihres eigenen Vertrags.
Sie haben einen Anspruch auf eine aufgeschlüsselte Abrechnung
Das ist der wirksamste Hebel auf dieser Seite und zugleich der unbekannteste. Artikel 9 der Verordnung (EU) 2015/751 schreibt die Entbündelung vor: Der Acquirer muss nach Kartenart und Kartenmarke aufgeschlüsselt fakturieren. Eine gebündelte Abrechnung — ein Satz für alles — ist nur zulässig, wenn der Händler schriftlich darum gebeten hat.
Rechtlich ist die aufgeschlüsselte Abrechnung also der Normalfall und die gebündelte die Ausnahme. Im Markt ist es faktisch umgekehrt. Wenn Ihre Abrechnung nur eine einzige Summe ausweist, können Sie die Aufschlüsselung verlangen — und Sie sollten es, denn ohne sie lässt sich nicht erkennen, welche Kartenart Ihre Marge tatsächlich kostet.
Prüfen Sie bei der Gelegenheit, ob Sie eine solche Bündelung irgendwann selbst unterschrieben haben. Genau dafür ist die Schriftform im Verordnungstext gedacht.
Die Zeile, die seit 2026 neu dazugekommen ist
Wenn Sie girocard akzeptieren, steht seit dem 1. Januar 2026 eine zusätzliche Position auf der Abrechnung, die es vorher nicht gab: die Scheme-Manager-Fee. Das Preis- und Leistungsverzeichnis der REA Card GmbH weist sie mit 0,00209 Prozent aus und ordnet sie der EURO Kartensysteme GmbH zu.
Betragsmäßig fällt sie kaum ins Gewicht, sie betrifft aber jeden Händler mit girocard-Akzeptanz unabhängig von Größe und Vertragsdatum. Interessanter als der Satz ist die Frage, worauf er gerechnet wird: Die Anbieterdokumente beschreiben die Bezugsgröße unterschiedlich, und eine Festlegung der EURO Kartensysteme selbst liegt nicht vor. Was dazu belegt ist und was offen bleibt, steht auf der eigenen Seite dazu; hier wird es bewusst nicht wiederholt.
Fünf Prüfungen, die zusammen zehn Minuten dauern
Einmal im Quartal reicht. Wichtig ist, dass Sie sie in dieser Reihenfolge machen — jede spätere Prüfung setzt die frühere voraus.
- 011. Umsatz gegen die eigene Kasse
- Stimmt die Umsatzsumme mit Ihrem Kassenbericht überein? Abweichungen um wenige Tage am Monatsrand sind normal und lösen sich im Folgemonat auf.
- 022. Feste Entgelte gegen den Vormonat
- Die fixen Positionen müssen identisch sein. Jede Veränderung ohne Ankündigung ist ein Anlass zur Rückfrage — und der schnellste Weg, eine Preisanpassung zu bemerken.
- 033. Nebenentgelte einzeln zuordnen
- Für jede anlassbezogene Position sollten Sie den Anlass benennen können. Wenn nicht, ist genau das die Frage an den Anbieter.
- 044. Aufschlüsselung vorhanden?
- Sind Kartenarten und -marken getrennt ausgewiesen? Wenn nicht, fordern Sie die Entbündelung nach Artikel 9 ein.
- 055. Gutschrift und Valuta
- Kam der Betrag an, und wann? Ein systematisch später Eingang ist keine Frage der Abrechnung, sondern des Auszahlungsmodells.
Wenn eine Position nicht stimmt
Reklamieren Sie schriftlich und mit Bezug auf die konkrete Zeile, nicht auf den Gesamtbetrag. Nennen Sie Abrechnungszeitraum, Positionsbezeichnung, Betrag und die Stelle im Preis- und Leistungsverzeichnis, gegen die Sie prüfen. Das verkürzt die Bearbeitung erheblich, weil der erste Schritt beim Anbieter sonst genau diese Zuordnung ist.
Bewahren Sie die Abrechnungen auf. Sie sind Buchungsbelege und unterliegen den steuerlichen Aufbewahrungsfristen — unabhängig davon, wie lange Ihr Anbieter sie im Portal bereithält. Wer den Anbieter wechselt, sollte die Bestände vorher herunterladen; der Portalzugang endet in der Regel mit dem Vertrag.
Was über Abrechnungen gesagt wird
Prüfbar ist eine Abrechnung dann, wenn Kartenarten getrennt ausgewiesen sind, jede Position eine Bemessungsgrundlage nennt und die Zahl der gezählten Vorgänge nachvollziehbar ist. Das sind drei Eigenschaften, keine Adjektive.
Häufige Fragen zur Abrechnung
Warum weist meine Abrechnung mehr Transaktionen aus, als ich Verkäufe hatte?
Weil „Transaktion" in den Preisverzeichnissen häufig weiter gefasst ist als eine erfolgreiche Zahlung. Das REA-Preis- und Leistungsverzeichnis (Stand 04/2025) zählt etwa auch abgelehnte Zahlungen und Kassenschnitte mit. Prüfen Sie die Definition in Ihrem eigenen Vertrag — und die Häufigkeit Ihres automatischen Kassenschnitts.
Darf mein Anbieter alles zu einem einzigen Satz zusammenfassen?
Nur, wenn Sie schriftlich darum gebeten haben. Artikel 9 der Verordnung (EU) 2015/751 macht die nach Kartenart und -marke aufgeschlüsselte Fakturierung zum Regelfall. Ohne Ihre schriftliche Bitte um Bündelung können Sie die Aufschlüsselung verlangen.
Was ist die neue Position mit dem sehr kleinen Prozentsatz?
Vermutlich die Scheme-Manager-Fee, die seit dem 1. Januar 2026 auf girocard-Abrechnungen erscheint. Das REA-Preis- und Leistungsverzeichnis nennt 0,00209 Prozent und ordnet sie der EURO Kartensysteme GmbH zu. Details und die offene Frage nach der Bezugsgröße stehen auf der eigenen Seite dazu.
Mein Umsatz war null, die Abrechnung ist es nicht. Ist das richtig?
In der Regel ja. Terminalmiete, Servicepauschale und Entgelte je freigeschaltetem Zahlungsverkehrssystem hängen am Vertrag und am Monat, nicht am Umsatz. Genau deshalb lohnt es sich, vor Saisonpausen zu wissen, welcher Betrag auch ohne Geschäft anfällt.
Wie lange muss ich die Abrechnungen aufheben?
Es sind Buchungsbelege und unterliegen den steuerlichen Aufbewahrungsfristen. Verlassen Sie sich dabei nicht auf das Händlerportal Ihres Anbieters: Dessen Bereitstellungsdauer ist eine Vertragsfrage und endet regelmäßig mit dem Vertrag.
Stand der Angaben
Die Entbündelungspflicht folgt aus Artikel 9 der Verordnung (EU) 2015/751. Die Angaben zur Definition des Transaktionsbegriffs und zur Scheme-Manager-Fee stammen aus dem Preis- und Leistungsverzeichnis der REA Card GmbH, Stand 04/2025; Abrufstand der Quellen ist der 1. August 2026.
Bewusst nicht beziffert sind marktweite Durchschnittswerte für einzelne Positionen: Die vorliegenden Preisverzeichnisse unterscheiden sich in Bezeichnung und Bemessungsgrundlage so erheblich, dass ein Mittelwert mehr verdecken als erklären würde. Maßgeblich ist immer das Verzeichnis Ihres eigenen Vertrags. Diese Seite ist eine kaufmännische Einordnung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.